۱۰ راهکار حرفه‌ای برای مدیریت حجم زیاد ایمیل‌ها

ایمیل در دنیــای امروز تقریبا غیرقـابل جایگزین است (حداقل فعلا که اینگونه است) و با کمی‌ اغمـاض به راحتـی می‌تـوانـد جایـگـزین اغلب وسایـل ارتـباطی شـود بـدون اینـکه کـمبـودی احساس کنید. اما، افراط در این زمینه واقعا می‌تواند مشکل ساز شود. به طوری بیش از حد معمول کاربر را درگیـر خود کند. اگـر با این مسأله مواجـه شـوید واقـعا شب و روز شما به هم می‌ریزد و باید به فکر حل این مشکل باشید. چگونه؟ زومیت در ادامه راهکار این مشکل را به شما نشان می‌دهد.

ابزارهـای زیـادی برای مدیـریت حجــم زیاد ایمیـل‌ها وجـود دارد. در ادامه به ۸ وب سرویـس و ۲ روش کاربردی اشاره خواهیم کرد:

برای استفاده از این ابزارها باید یک کار مهم انجام داد. یک پشتیبان گیری واقعی از ایمیل‌ها!

شخصا از ایمیل‌هایم در سه مکان بک‌اپ گرفته‌ام. برای اینکار هم از یک حساب کاربری Gmail استفاده کردم. این اکانت جیمیل من فقط برای پشتیبان گیری از ایمیل‌های دیگرم استفاده می‌شود یعنی ایمیل‌های این حساب تا به حال نه چک، نه سازماندهی و نه آرشیو شده‌اند، در لحظه نگارش این متن، ۶۴۸۰۵ ایمیل چک نشده در این حساب کاربری وجود داشت که رسیدن به ایمیل اول آن تقریبا غیرممکن بود.

با توجه به تعداد ایمیلی که در این حساب کاربری وجود داشت، گزینه مناسبی برای انجام این آزمایش به نظر می‌رسید و مشتاق بودم که ببینم ابزارهای مرتب‌سازی ایمیل چگونه عمل می‌کنند.

۱. unroll.me

unroll.me یک جمله خیلی برجسته و قابل توجه در صفحه اول خود دارد. او به شما قول داده که مشکل تعداد زیاد نامه‌ها را به پایان برساند. آیا واقعا قادر به انجام این کار است؟ آیا میزان ایمیل‌های دریافتی به حداقل خواهد رسید؟ معلوم است که می‌تواند!

قرار گرفتن Unroll در بالای این لیست به دلیل نتیجه دادن فوری آن است. شروع کار هم فوق العاده آسان است:

• نوع حساب کاربری خود را انتخاب کنید.
• ایمیل آدرس خود را وارد کرده و دسترسی به Inbox خود را برای سرویس مجاز کنید.
• یک یا دو دقیقه منتظر باشید تا جادوی Unroll را ببینید.

می‌خواهید بدانید کار Unroll چه طور بود؟ خب کار Unroll با حذف تمام خبرنامه‌ها از Inbox و انتقال آنها به قسمتی به نام Rollup انجام شد. یعنی اینکه به زودی به طور ۱۰۰٪ هیچ خبرنامه ای به صندوق ورودی شما وارد نمی‌شود. در عوض هر روز ایمیل دریافت می‌کنید که حاوی گزارشی خلاصه‌‌ای از آنها بوده و به شما کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید تمایل به مطالعه کدام خبرنامه را دارید. این عملکرد به طور ۱۰۰٪ دقیق نیست و برای همین به شما پیشنهاد می‌شود که خبرنامه‌های مورد نظرتان را به Inbox برگردانید و یا اینکه ارسال خبرنامه را لغو کنید (Unsubscribe).

در ادامه نحوه عملکرد سیستم را مشاهده می‌کنید. پس از ثبت نام، می‌توانید همه چیز را در یک لیست مرتب ببینید.

اگر می‌خواهید ارسال یک خبرنامه را لغو کنید، روی علامت منفی آن کلیک کنید و باقی کارها را به unroll.me بسپارید.

اگر هم تمایل دارید که لیست Rollup خود را پیش از ورود به Inbox ببینید، روی View Rollup کلیک کنید که تصویری مشابه زیر دارد.

اگر هم ارسال یک خبرنامه را لغو کردید، به راحتی می‌توانید آن را مجددا فعال کنید.

اگر چیزی در لیست خبرنامه‌ها وجود دارد که برای شما مهم است، می‌توانید آن را به دسته Direct To Inbox منتقل کنید.

هنگامی‌که همه چیز تنظیم و رضایت شما جلب شد، شما می‌توانید با آرامش بنشینید و ببینید که تعداد ایمیل‌های ورودی شما کمتر می‌شود. با این کار ارسال روزانه، حدود ۵۰ ایمیل به حساب کاربری من متوقف و به لیست Rollup وارد شدند. بسیار عالی!

۲. OtherInbox

شعار OtherInbox همان چیزی است که این متن به خاطر آن نوشته شده است:

ایمیل ما، زندگی ماست. پس نباید دست شما بیافتد!

ما ناچار به گذراندن تمام عمر خود در صندوق نامه‌هایمان نیستیم، سرویس OtherInbox آمده که برای بهبود شرایط به شما کمک کند.این سرویس با دو ابزار به یاری شما آمده است: سازمان دهنده (Organizer) و لغو کننده (Unsubcriber).

ابزار اول ایمیل‌های شما را بر اساس نوع آن طبقه بندی می‌کند وابزار دوم اجازه‌ی ورود ایمیل‌های مزاحم را به Inboxتان نمی‌دهد!

من با استفاده از ابزار سازمان دهنده در مدت زمان کوتاه به یک شاهکار دست پیدا کردم! در زمانی حدود ۲ یا ۳ روز تعداد ایمیل‌های خوانده نشده Inbox من از ۶۴۸۰۵ به ۳۷۰۷۹ ایمیل رسید! بی نظیر نیست!؟ چگونه سازمان دهنده چنین کاری کرده است؟ با دسته بندی ایمیل‌های من بر اساس نوع آنها و خارج کردن آنها از Inbox!

شروع کار با ابزار سازمان دهنده سرویس OtherInbox کاری است بسیار آسان و بی دردسر. کافی است در صفحه نخست روی گزینه عضویت (Sing Up) کلیک کرده بعد نوع ایمیل خود را انتخاب نمایید (که در حال حاضر سرویس‌های جیمیل، یاهو میل، AOL و آی کلود را پشتیبانی می‌کند) سپس اجازه ی دسترسی این سرویس به حساب کاربری خود را داده و در نهایت صبر کنید تا این سرویس کار خود را انجام دهد.

درصورتی که پس از گذشت مدت زمانی طولانی، از صبر کردن برای تکمیل روند دسترسی به Inbox شما توسط این سرویس خسته شده‌اید هیچ جای کار اشتباه نبوده است چرا که برای خود من پس از گذشت 5 روز از روند پردازش Inboxم، سرویس هنوز عدد ۱۶۲۸۹۷ را نشان می‌دهد و این تنها ۳۸ درصد از روند تکمیل دسترسی به Inbox است. دلیل آن چیزی جز تعداد بالای ایمیل‌های موجود در Inbox‌تان نیست!

درصورتی که Inbox شما از نظم نسبی در زمینه‌ی طبقه‌بندی ایمیل‌ها قبل از پردازش برخوردار بوده باشد من مطمئن هستم که زمان بسیار کمتری برای پردازش آن صرف خواهد شد. حتی در صورتی که شما اجازه‌ی پایان یافتن روند پردازش را ندهید این پردازش نیمه کاره تاثیر بسزایی در منظم شدن Inboxتان و تسهیل استفاده شما از ایمیل خواهد داشت.

روش کار Organizer بسیار ساده است .بدین صورت که هر باری که یک ایمیل وارد Inboxتان می‌شود این سرویس با چک کردن ایمیل آن را طبقه‌بندی می‌کند. چنانچه این ایمیل از طرف یک شخص حقیقی و یا یک سرویس پیام‌رسانی خودکار باشد در یک فولدر و یا طبقه خاص، طبقه‌بندی می‌شود و بدین صورت این روند ادامه دارد. برای این منظور این سرویس به صورت پیشفرض جهت انجام طبقه‌بندی‌ها چندین طبقه از فولدر را از پیش آماده می‌سازد که این فولدرها دارای عناوین گوناگونی هستند.

این سرویس همچنین یک گزارش عملکرد روزانه از روند پردازش Inboxتان، برای شما ارسال می‌کند. درصورتیکه مایل به بررسی این روند هستید می‌توانید به داشبورد سازمان دهنده و یا خود فولدرها مراجعه کنید!

۳. PhilterIt

سرویس PhilterIt ابزاری دیگر در زمینه مدیریت نظم Inbox شما محسوب می‌شود. این سرویس در حقیقت اجازه‌ی اولویت‌بندی ایمیل‌ها بر اساس اشخاص و یا برندهای فرستند‌ه‌ی ایمیل که برای شما ارجح هستند را می‌دهد.

یک بار دیگر شروع به عضویتی آسان در یک سرویس می‌کنیم. ابتدا با وارد کردن ایمیل ثبت نام کرده، نوع ایمیل خود را انتخاب کنید (پشتیبانی از سرویس‌های جیمیل، یاهو میل، AOL). منتظر بمانید تا این سرویس به پردازش پیام‌های شما پایان دهد (شاید زمانی حدود صرف یک لیوان قهوه برای این کار کافی باشد) و سپس شروع به تنظیم صفحه خود موسوم به داشبورد کنید.

یا همانند تصویر پایین برندهای مورد نیاز خود را به ستون آبی سمت راست بکشید.

پس از انجام دادن این مرحله شما می‌توانید وارد صفحه داشبورد خود شوید. در این صفحه شما در سمت چپ صفحه، Inbox و تعداد ایمیل‌های درون آن را مشاهده می‌کنید و در سمت راست درون داشبورد بِرند های مورد نیاز خود را می‌بینید که نشان می‌دهد شما برای هر برند، چند ایمیل خوانده نشده دارید.

اگر شما مایل به ایجاد آیکونی جدید در قسمت برندها هستید کافیست ایمیل مورد نظرتان را به قسمت برندها در داشبورد کشیده و رها کنید و سپس آیکون مورد نظر را بسازید.

اگر هم مایل به بازبینی Inbox خود هستید کافی است بر روی ایمیل و یا برند مورد نظر کلیک کنید. در اینصورت شما به سمت Inbox هدایت خواهید شد.

PhiterIt با انجام کارهایی برجسته جلوه‌های بصری و کاربری راحت‌تری را به شما ارائه می‌دهد. تنها مشکل کار اینجاست که برای بهره‌گیری بهتر باید به طور مرتب از وب سایت استفاده کرد و سیستمی‌ هم برای آرشیو ایمیل‌ها وجود ندارد. همچنین نقص دیگر آن است که این وب سرویس فعلا در حالت آزمایشی است.

۴. Tray

سرویس Tray نوپا‌ترین سرویس در زمینه سرویس‌های مدیریت صندوق نامه‌ها می‌باشد. سرویس نخستی که این سایت در اختیار شما قرار می‌دهد شامل نسخه آلفای این نرم‌افزار است. پس از عضویت در این سرویس همانند سرویس‌های قبل اقدام به تنظیم بخشی به نام‌ تریگر و تنظیم بخش اقدامات دلخواه می‌پردازید.

حتی اگر شما نسخه آلفای این نرم‌افزار را در اختیار داشته باشید، باز هم دستورالعمل‌ها و اقدامات زیادی از سوی این نرم‌افزار برای رسیدن به هدف مورد نظرتان وجود دارد.

برای آشنایی با نحوه ی کار این سرویس به تصویر زیر دقت کنید. من با نوشتن کلماتی به آن فرمان می‌دهم که هنگامی‌که در ایمیل دریافتی جمله «سفارش خرید و حراجی» وجود داشت به صورت خودکار به آن پاسخ داده شود و برای من یک پیام کوتاه خودکار فرستاده شود. دستور عملکرد در تصویر زیر نشان داده شده است.

نتیجه را می‌بینید که به صورت یک پیام کوتاه به شما ارسال می‌شود. ضمنا یک ایمیل نیز فورا به شما ارسال می‌شود. اینک شما پس از انجام دادن وظیفه خود می‌توانید بینید چه اتفاقی و چند بار درون داشبورد شما رخ داده است!

سرویس Tray دارای خصوصیات فوق‌العاده‌ای است که باعث صرف زمان بسیار کمتری درون Inboxتان می‌شود. این کار از طریق خودکارسازی سایر هشدارهای ضروری صورت می‌گیرد.

علاوه بر این در Tray امکان استفاده از دستورالعمل‌های به اشتراک گذاشته شده توسط سایر کاربران نیز وجود دارد که ایده فوق‌العاده‌ای به نظر می‌رسد.

اگر در Tray یک موتور پیشنهاد به کاربر (مانند آنچه در هنگام جستجو در گوگل وجود دارد) ایجاد شود که دیگر حرف ندارد.

۵. FollowUpThen

به دلیل سادگی اش باعث تسهیل در کار شده است. یکی از مشکلاتی که کاربران به صورت روتین با آن روبرو هستند، حجم بالای ایمیل‌های دریافتی است. یکی از دلایل دریافت ایمیل‌های بی‌پایان این است که شما به یک پیام پاسخ داده و در مرحله بعد نیاز است که جواب دریافتی را در زمان مشخص چک کنید. در واقع به جای بایگانی کردن این پیام‌ها یا درست کردن یک یادآور برای پیگیری آنها، اغلب کاربران تنها به نگهداری آنها در Inbox اکتفا می‌کنند.

کافیست چنین کاری را ۳۰ مرتبه و در یک دوره ۳ هفته ای انجام دهید تا Inbox شما به یک آشفته بازار تبدیل شود! FollowUpThen این مشکل را به سادگی حل کرده است.کافی است شما به وسیله ایمیل خود در این سرویس عضو شوید (قابل ذکر است که FollowUpThen از معدود سرویس‌هایی است که با هر نوع ایمیلی سازگاری دارد) و بلافاصله از آن استفاده کنید. برای استفاده از این سرویس کافی است تنها یک ایمیل جدید را ارسال کرده و آدرس followupthen.com@[نام دلخواه] را در فیلدهای CC یا BCC اضافه کنید.با پر کردن فیلد To و یا BCC تنها شما قادر به دریافت یادآور خواهید بود، در صورتی که با پر کردن فیلد CC هم شما و هم فرد دریافت کننده ایمیل یادآور را دریافت خواهند کرد.

بعد از فرستادن ایمیل، این سرویس منتظر فرا رسیدن زمان تنظیم شده از طرف شما خواهد بود و راس زمان تعیین شده یادآور را برای شما ارسال می‌کند.

با استفاده از این سرویس، شما می‌توانید به سرعت از دست تمامی‌ ایمیل‌های خوانده نشده خلاص شوید.

اگر یکی از کاربران پروپاقرص این سرویس گردید می‌توانید با پرداخت مبلغی، گزینه‌های بیشتری مثل امکان استفاده در چند آدرس، یادآور‌های متنی، فایل‌های ضمیمه و پیگیری یادآورها در تقویم را نیز داشته باشید.

۶. TheEmailGame

آیا شما از طرفداران بازی‌های کامپیوتری هستید؟ حتما همینطور است. آیا دوست دارید Inbox شلوغ شما خالی شود؟ البته که دوست دارید! پس وارد TheEmailGame شوید. این سرویس توسط شرکت سازنده سرویس Boomerang برای جیمیل ساخته شده است و هدف از ساخت آن خالی کردن Inbox شما از ایمیل‌های اضافی، با سرعت بالا و با استفاده از روش‌های سرگرم کننده است. روش کار با وارد کردن جیمیل شما آغاز می‌شود وسپس شما وارد بازی می‌گردید.در این بازی شما باید هر ایمیل را بازبینی کرده و بر روی هر کدام کاری انجام دهید. اگر ایمیل مورد نظر به گونه‌ای است که می‌توانید در مدت زمان کوتاهی به آن جواب دهید، این کار را انجام داده و یا اگر جزو ایمیل‌هایی است که باید بعدا خوانده شود می‌توانید آن را بومرنگ ویا اسکیپ کرده و در نهایت اگر جزو میل‌هایی است که آن را در گذشته خوانده‌اید می‌توانید آن را بایگانی و یا پاک کنید.

در این بازی برای هر ایمیل بر اساس نوع و‌ اندازه آن، به شما زمان مشخصی داده می‌شود که شما باید کار مورد نظر را در این مدت زمان انجام دهید. شما می‌توانید با انجام کارها در مدت زمان کمتر امتیاز بیشتری کسب کنید. با کسب امتیازات بیشتر صورت آدمک بالای صفحه خندان‌تر خواهد شد.

پس از انجام تمامی‌این مراحل به شما گزارش عملکردی ارایه خواهد شد که در آن به مقدار زمان صرفه‌جویی شده، میزان خوب بودن عملکرد شما و رتبه شما در گروه اشاره می‌شود.

این یک بازی اعتیادآور است و می‌تواند به شما برای پاک کردن Inboxتان کمک کند.

۷. BoomerangforGmail

سرویس بومرنگ با یک تیر دو هدف می‌زند. اولا این سرویس به شما اجازه جدول بندی ایمیل‌ها برای فرستاده شدن در زمان‌های بعد را می‌دهد، در ثانی ویژگی‌های پیگیری بسیار خوبی دارد. همچنین افزونه کروم، فایرفاکس و سافاری نیز دارد.

نصب و کارکرد این نرم افزار بسیار آسان است.کافی است در این سرویس با وارد کردن جیمیل خود ثبت نام کنید، که در این صورت دو قابلیت جدید برای ارسال ایمیل در دسترس شما خواهد بود. شما را نمیدانم! اما برای من کارهای زیادی وجود دارد که بر روی ایمیل‌های دریافتی انجام دهم. به طور مثال دریافت یک نامه در نیمه شب و فرستادن آن برای یک دوست در صبح! با سرویس بومرنگ این کار بسیار آسان است. کافی است ایمیل مورد نظرتان را ساخته، گزینه Send it later را انتخاب کرده، و روز وساعت فرستادن ایمیل را تنظیم کنید.

اما این تمامی‌کاربرد سرویس بومرنگ نیست. این سرویس به شما این قابلیت را می‌دهد که اگر پس از مدت زمان مشخصی که توسط خود شما تعیین شده است میل فرستاده شده شما از جانب مخاطب پاسخ داده نشود این سرویس به صورت خودکار برای شما یک یادآور کند.

هنگامیکه شما شروع به استفاده از این سرویس می‌کنید ممکن است نگران کارهای نیمه‌تمام خود و گذشتن زمان تعیین شده باشید! اینجا جایی است که پای سرویس داشبورد به میان می‌آید. با استفاده از این سرویس شما می‌توانید تمامی‌ میل‌هایی را که نیاز دارید، بعدا و یا قبل از گذشتن زمان مورد نظر، ارسال و یا بررسی کنید.

۸. Contactually

در این قسمت به شما نرم افزار دیگری از سری نرم افزارهای موسوم به پیگیری (Follow Up) معرفی می‌شود. این بار به جای آن که شما زمان یادآور را برای تماس با فرد مورد نظر تنظیم کنید، سرویس به طور خودکار این کار را برای شما انجام می‌دهد و به شما یادآوری می‌کند که مدت زمان زیادی است که با فرد مورد نظر تماس نگرفته‌اید. به زبان ساده‌تر به طور مثال شما در یک فروشگاه کار می‌کنید و می‌خواهید با فردی تماس بگیرید که دو هفته از آخرین ایمیل ردوبدل شده بین شما می‌گذرد. این سرویس این کار را برای شما انجام می‌دهد.

وقتی ثبت نام می‌کنید می‌توانید از هر سرویس ایمیلی که قابلیت IMAP را دارد استفاده کنید و وارد فرایند ساده و بصری تنظیم حساب خود گردید. این سرویس برای کمک به شما در تنظیم حساب کاربری، پس از عضویت، هدف شما را می‌پرسد و سپس با توجه به آن، «سطل‌هایی» به صورت پیشنهادی به شما ارایه می‌دهد که از این سطل‌ها برای تماس با افراد استفاده می‌شود. قابل ذکر است که شما می‌توانید با توجه به نیاز خود این سطل‌ها را به حساب کاربری خود اضافه یا از آن حذف کنید.

پس از نصب حساب کاربری نیاز است که شما اسامی‌ افراد را به سطل‌های خود اضافه کنید. از آنجایی که این کار خسته‌کننده می‌باشد تیم سازنده این سرویس یک بازی کوچک تحت عنوان بازی سطل طراحی کرده‌اند که شما می‌توانید در قالب آن ۵۰ اسم را در زمانی حدود ۳ دقیقه به سطل‌های خود وارد کنید.

اینک شما پس از انجام این بازی، در نرم افزار خود اطلاعاتی برای تماس، یا درخواست مورد نظر شما و یا ساخت صفحه مربوط به شخص مورد نظر در اختیار دارید.

 اگر چه این سرویس کارایی چندانی در زمینه حجم بالای ایمیل‌های دریافتی ندارد اما در مدت زمان طولانی ضرورت این سرویس برای شما آشکار خواهد شد.

تمامی‌نرم افزارهای ذکر شده ابزارهایی برای مدیریت Inbox شما بودند. اما اگر شما مایل به دریافت نتایجی رویایی در این زمینه هستید، باید عادات خود را تغییر دهید! اینکار با هیچ ابزار و نرم‌افزاری انجام‌پذیر نمی‌باشد. این تغییرات باید در ذهن شما رخ دهد. دو روشی که در پایین برای شما ذکر می‌شود، متدهای تست شده با نتایج مثبت، و همچنین نقطه آغاز مناسبی در این زمینه می‌باشند.

۹. InboxZero

من یکی از طرفداران پروپاقرص InboxZero هستم! این روش در اصل توسط مرلین مان ابداع شده که در آن روش کار اینگونه است که توجه شما از Inboxتان به کارهای انجام داده شده در Inbox سوق داده می‌شود.

تعداد میل‌های Inbox خود را روزی یک مرتبه یا هر چند روز یک بار به عدد صفر برسانید. این کار به شما حس فوق‌العاده‌ای خواهد داد. پس از این کار شما احساس تکامل می‌کنید و استفاده از آن باعث می‌شود که ذهن شما در زمینه موارد مهم‌تری به کار گرفته شود. توجه داشته باشید، هنگامی که برای بار اول اقدام به خالی کردن Inbox خود می‌کنید، احساس خالی بودن یا خلا دارید و متمایل به پر کردن آن هستید! نگران نباشید چرا که این عکس‌العمل ذهن شما در برابر این کار است و چیز خوبی محسوب می‌شود. به خالی کردن ادامه دهید تا این که پس از مدت زمان کوتاهی خالی کردن و پر ندیدن Inboxتان برای شما تبدیل به یک عادت خواهد شد!

۱۰. Theemailcharter

این روش تحت عنوان ایمیل چارتر شناخته شده است در حالی که به نظر می‌رسد عنوان مناسب‌تر برای این روش ده قانون ایمیل باشد. هر قانون در واقع قطعه‌ای طلا در ارتباط ایمیلی است! این روش زندگی شما را بهبود خواهد داد و در صورتی که از سوی تمامی‌ افراد پذیرفته شود، تمامی‌ما از یک زندگی کاری پربار سود خواهیم برد.

سر ریز شدن Inbox از میل‌ها نقطه سیاهی از میزان کارآمد بودن ایمیل‌ها است. هرچه که شما ایمیل‌های بیشتری بفرستید سود کمتری دریافت خواهید کرد. با پذیرفتن ابزارهای ذکر شده در بالا نویسنده نتایج مفیدی را در زمانی کوتاه برای شما تضمین می‌کند.