مدیریت زمان (7) - سه اصل پردازش یک کار

در درس گذشته شما با اصولی آشنا شدید که به کمک آنها به راحتی می توانید تا حدود زیادی درک کاملی از مدیریت زمان داشته باشید. درکی که به شما کمک می کند تا کارهای روزانه خود را راحت تر پردازش کنید. موضوع این درس به صورت دقیق در مورد «پردازش و مفهوم آن» است تا شما با درکی بهتر از این واژه راحت تر بتوانید کارهای خود را انجام دهید.

به طور کلی منظور از پردازش کار آن است که شما تصمیم بگیرید که چه چیزی را می خواهید تکمیل کنید، در چه زمانی می خواهید آن را انجام دهید و در چه مکانی می خواهید آن را انجام دهید. همین سه مفهوم چه چیزی، چه زمانی، چه مکانی از پایه های اصلی پردازش کردن هستند که به کمک این سه مورد می توانید بر روی پردازش کارهای مختلف خود مسلط شوید.

اولین قدم پردازش: چه چیزی؟
اولین قدم برای پردازش یک کار آن است که یک کار را از یکی از ۶ نقطه تجمعی تعریف شده که در درس چهارم در مورد آنها صحبت کرده ایم را انتخاب کنید. دقت کنید که شما باید از ۶ نقطه تجمعی تنها و تنها یک کار را انتخاب کنید و تا زمانی که کار پردازش آن را به پایان نرساندید، از انتخاب آیتم دیگری خودداری کنید.

علت تاکید بر انتخاب تنها یک کار کاملا روشن است، نه؟ چون در درس های گذشته در مورد آن صحبت کردیم و گفتیم که انجام چندین کار به صورت همزمان غیرممکن و افسانه است و برای نتیجه ای خوب و بدون استرس همواره یک کار را انجام دهید.

زمانی که یک کار را انتخاب کردید، سوالی که باید از خود بپرسید آن است که قدم بعدی برای انجام آن کار و حرکت رو به جلو و به پایان رساندن آن کار چیست؟ این سوال کردن و فکر کردن به آن زمانی بین ۵ تا ۱۰ ثانیه از شما را می گیرد که بسیار کم اما تاثیرگذار است. زیرا شما به کمک این پرسش بدرستی تصمیم خواهید گرفت که گام بعدی برای انجام آن کار چیست.

دقت کنید که بسیاری از افراد از پرسیدن این سوال طفره می روند و به همین دلیل ممکن است آن کار پس از بیرون آمدن از یکی از ۶ نقطه تجمعی، مجددا به آن نقطه تجمعی بازگردد و به عبارتی در همان نقطه تجمعی گیر کند و هیچگاه مورد پردازش قرار نگیرد! پس لطفا شما جز این دسته از افراد نباشید و به مدت ۵ تا ۱۰ ثانیه به این فکر کنید کنید که مرحله بعد برای انجام آن کار چیست؟

زمانی که شما برای بار اول تصمیم می گیرید که گام بعدی چیست، بهتر است از خودتان سوال کنید که آیا این همان چیزی است که می خواهید به عنوان گام بعدی انجام دهید یا خیر؟ اگر احساس کردید که گام بعدی آن چیزی نیست که فکر می کنید و یا دل تان می خواهد، بهتر است که مجددا در این مورد فکر کنید و یا انجام آن کار را به فرد دیگری بدهید. آن چیزی که مهم است آن است که به هیچ عنوان کاری را که از نقطه تجمعی خارج کرده اید را مجددا به آن نقطه تجمعی بازنگردانید. مثلا ممکن است که گام بعدی این باشد که شما «صبر کنید» تا وسیله یا ابزاری به دست تان برسد، برای همین در این مثال گام بعدی صبر کردن می شود که می تواند شامل چند ساعت یا چند روز باشد.

نکته: اگر گام بعدی شما در این مرحله آن است که کاری را به فرد دیگری واگذار کنید، باید مرحله بعدی برای خود را «انتظار» تعریف کنید به گونه ای که تا زمان اتمام کار توسط آن فرد منتظر باشید تا کار تکمیل شده را دریافت کنید.

بنابراین به طور خلاصه می توان گفت:

۱- زمانی که از خود در مورد گام بعدی سوال می کنید، مطمئن باشید که شما تنها بر روی آن گام تمرکز کرده اید.

۲- اگر احساس کردید آن کار نیاز به چیزی دارد، گام بعدی خود را صبر کردن انتخاب کنید و صبر کنید.

۳- اگر نیاز به پردازش آن کار توسط فردی دیگری دارید، آن کار را به آن فرد واگذار کنید و گام بعدی را انتظار تعریف کنید.

دومین قدم پردازش: چه زمانی؟
دومین قدم در پردازش یک کار آن است که به زمان انجام آن کار فکر کنید. به این فکر کنید که چه زمانی و چه موقعی در طول بودجه زمانی تان باید این کار را انجام دهید؟ مثلا باید آن را هم اکنون انجام دهید یا بعدا؟

نکته: دقت کنید مدت زمانی که باید به آن کار فکر کنید به معنای مدت زمانی نیست که شما باید کل آن کار را پردازش و انجام دهید.

چند نکته را باید در دومین قدم پردازش یعنی چه زمانی به یاد داشته باشید تا به کمک آنها بتوانید این قدم را بهتر و دقیق تر بردارید. این نکات عبارتند از:

- اگر کاری که می خواهید آن را پردازش کنید، مدت زمانی حدود پنج دقیقه یا کمتر نیاز دارد تا آن را انجام دهید، آن را همان موقع انجام دهید. اما اگر آن کار ده دقیقه با بیشتر طول می کشد، آن را در تقویم خود یادداشت کنید تا در زمان مناسب آن را انجام دهید.

- اگر کاری که می خواهید انجام دهید بیشتر از ۱۵ دقیقه وقت شما را می گیرد و یا یک تاریخ تحویل مشخص دارد، آن را در داخل تقویم تان بنویسید و یک بودجه زمانی مشخص برای آن در نظر بگیرید. علت اهمیت تعیین بودجه زمانی برای کارهایی که بیشتر از ۱۵ دقیقه زمان می گیرند آن است که شما بدون بودجه زمانی بسیار بعید است که آن را انجام دهید!

نکته: با گذراندن این دوره آموزشی نقش تقویم در زندگی شما بسیار مهم خواهد بود به صورتی که شما به کمک آن می توانید کارهای مختلف خود را انجام دهید، پس استفاده از تقویم و بودجه بندی زمان تان را جدی بگیرید.

- اگر کاری که می خواهید انجام دهید، زمانی بین ۵ تا ۱۵ دقیقه از شما را بگیرد و تاریخ مشخصی برای تحویل آن وجود نداشته باشد، شما باید آن کار را درون فهرست کاری خود قرار بدهید تا در زمان مناسب آن را انجام دهید. مزیت فهرست کار در آن است که شما می توانید عملیات های کوتاه و مختصر را در آن فهرست کنید و براساس بودجه زمانی خود آن کارها را انجام دهید.

- اگر کارهای تکراری مانند پرداخت قبض های آب، برق، تلفن و... را باید در طول هر ماه انجام دهید، بهتر است که این کارها را به صورت یک جا در در یک تاریخ مشخص انجام دهید. به کمک این روش شما می توانید کارهایی که جنسی یکسان دارند را در یک دسته بندی و بودجه زمانی قرار بدهید و اینگونه در زمان خود صرفه جویی کنید، مخصوصا اگر قبض های مختلف خود را از طریق اینترنت بانک پرداخت کنید.

- همواره برای کارهای مختلف خود یک تاریخ و زمان مشخص انتخاب کنید. به این صورت که اگر می خواهید کاری را در هفته آینده انجام دهید، در تقویم خود یادداشت کنید که کار X را می خواهم در روز سه شنبه در ساعت ۴ بعدازظهر انجام دهم. اگر تاریخ و زمان دقیق مشخص نکنید، مطمئن باشید که آن کار را انجام نخواهید داد!

- قبلا در این مورد صحبت کرده ایم، اما به دلیل اهمیت و مرتبط بودن آن با دومین قدم پردازش آن را مجددا بیان می کنیم. این نکته آن است که بین قرارهای خود حتما زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید. به عنوان مثال همواره بین هر یک ساعت از برنامه هایتان، ۱۰ دقیقه را به عنوان زمان استراحت یا همان تنفس در نظر بگیرید تا هم از نظر فکری کمی استراحت کنید و هم خودتان را برای قرار و برنامه بعدی آماده کنید.

اگر بخواهیم نکات بالا را به صورت خلاصه بیان کنیم، باید بگوییم:

۱- کارهایی که ۵ دقیقه یا کمتر وقت می گیرند را بلافاصله انجام دهید.

۲- کارهایی که ۱۵ دقیقه یا بیشتر وقت می گیرند یا یک تاریخ مشخص برای تحویل دارند را در تقویم خود یادداشت کنید.

۳- کارهایی که بین ۵ تا ۱۵ دقیقه زمان می گیرند را در فهرست کاری های روزانه خود اضافه کنید.

۴- کارهایی که از یک جنس هستند را به صورت گروهی و در یک زمان مشخص انجام دهید.

۵- برای انجام کارهایی مختلف خود تاریخ و زمان مشخص تعیین کنید.

۶- بین قرارهای ملاقات و کاری خود زمانی برای استراحت در نظر بگیرید.

به یاد داشته باشید که با انجام این نکات شما به راحتی می توانید زمان خود را مدیریت کنید و براساس کارهای مختلف به صورت دقیق برنامه ریزی کنید.

سومین قدم پردازش: چه مکانی؟
سومین و آخرین قدم در پردازش یک کار آن است که مکان کاری که می خواهید آن را پردازش کنید را پیدا کنید. مثلا آن کار را باید در داخل پوشه قرار بدهید (قبض آب) و یا آنکه در داخل یک کشو؟ و یا اینکه باید آن را دور بیاندازید؟

به عبارت دیگر باید شما تصمیم بگیرید که یک کار که می تواند یک آیتم فیزیکی یا دیجیتالی باشد را کجا ذخیره کنید و همچنین برای انجام مرحله بعدی در کجا باشد.

بیان چند نکته زیر به درک بهتر شما از سومین و آخرین قدم پردازش کمک زیادی خواهد کرد:

- همواره به یاد داشته باشید که بین کارهای مختلف خود مرزبندی مشخص و روشنی برقرار کنید و تنها کارهایی که مشابه هستند را در یک گروه قرار بدهید. به عنوان مثال پرداخت قبض های مختلف را در یک گروه قرار بدهید و به هیچ عنوان کارهای مختلف و متفاوت را در یک گروه قرار ندهید.

- با خواندن اولین پاراگراف سومین قدم پردازش شاید این سوال برایتان پیش آمده باشد که چه آیتمی را باید دور بیاندازید؟ در پاسخ به این سوال باید بدانید که اگر آیتم مورد نظر شما فیزیکی است آن را دور بیاندازید اما اگر آن آیتم دیجیتالی است، آن را نگه دارید زیرا هزینه نگهداری آیتم های دیجیتالی بسیار کمتر از آیتم های فیزیکی است. اما اگر آیتم فیزیکی ای که دارید لیست ایمیل ها، شماره تلفن، آدرس محل کار و... است، به شما پیشنهاد می کنیم که آنها را به صورت طبقه بندی شده در یک مکان امن نگهداری کنید. هر چند که به طور کلی پیشنهاد می کنیم که لیست های مختلف خود را به صورت دیجیتالی ذخیره کنید تا هم در هزینه و هم وقت خود صرفه جویی کنید. اما فراموش نکنید که اگر اطلاعات مهم و حیاتی خود را به صورت دیجیتالی ذخیره می کنید، یک نسخه پشتیبان از آنها را همواره داشته باشید. برای اطلاعات بیشتر در مورد پشتیبان گیری از اطلاعات می توانید در دوره «مبانی پشتیبان‌گیری از اطلاعات» شرکت کنید.

- برای دسته بندی کارهای مختلف خود بهتر است که آنها را در پوشه های مختلفی قرار دهید. به عنوان مثال برای کارهایی که با کامپیوترتان می توانید انجام دهید، آنها را در پوشه «کامپیوتر» و کارهایی که به خرید کردن مربوط می شوند را در پوشه «خرید» قرار دهید و یا برای قرارهای ملاقات خود یک پوشه «قرار ملاقات» ایجاد کنید.

اگر بخواهیم به صورت خلاصه سومین و آخرین قدم پردازش کار را بیان کنیم، باید بگوییم:

- هر کار و آیتمی مکان و خانه ای دارد که باید در آن مکان قرار بگیرد.

- کارها و آیتم های یکسان باید در یک خانه قرار بگیرند.

- آیتم های فیزیکی: اگر در دور انداختن آنها شک دارید، آنها را دور بیاندازید.

- آیتم های دیجیتالی: اگر در دور انداختن آنها شک دارید، آنها را نگه دارید.

- اطلاعات تماس با دیگران مانند ایمیل، شماره تلفن و... را در یک مکان امن نگهداری کنید.

- کارها و آیتم های مختلف را طبقه بندی کنید.

هم اکنون شما با سه اصل پردازش کار آشنا شدید و از این پس می توانید به کمک این سه اصل به صورت هدفمند کارهای خود را انجام دهید. آنچه مهم است و باید در نظر بگیرید آن است که هر گاه یک کار را مورد پردازش قرار می دهید، سه سوال بالا را از خودتان بکنید: چه چیزی، چه زمانی و کجا. و مرتب با خودتان با صدای بلند تکرار کنید، چون تکرار کردن باعث می شود شما کار جدیدی را برای پردازش انتخاب نکنید.

زمانی که شما بتوانید به این سه سوال پاسخ بدهید، آماده خواهید بود که پردازش آن کار را آغاز کنید و اگر نتوانستید به این سوالات پاسخ بدهید، هیچ کار جدیدی را برای پردازش انتخاب نکنید.