اغلب کسانی که از نرم افزار word برای نوشتن مقالات و کتاب های خود استفاده می کنند در پایان کار فهرست مطالب را به صورت دستی درج می کنند. رضا جوالچی : تمام مقاله ها و کتاب هایی که برای انتشار به صورت رسمی یا غیررسمی آماده می شوند، دارای فهرست مطالب هستند.
یک فهرست شامل عنوان بخش ها، فصل ها و زیرعنوان ها است که شماره صفحه های ارجاع آنها در جلوی هر عنوان درج شده است. اغلب کسانی که از نرم افزار word برای نوشتن مقالات و کتاب های خود استفاده می کنند در پایان کار فهرست مطالب را به صورت دستی درج می کنند. درج کردن فهرست به صورت دستی این اشکال را دارد که اگر به هر دلیلی مثل تغییر اندازه قلم، تغییر محل فصل ها و... متون جابه جا شوند، فهرست مطالب به روز نشده و کاربر باید مجدد اقدام به درج فهرست کند که این کار وقت زیادی را از کاربر تلف می کند مخصوصا اگر تعداد صفحه های مطلب تهیه شده زیاد باشد. یکی از قابلیت های برنامه word ایجاد فهرست خودکار است
. این قابلیت به نام tables of contents یا toc در word قرار داده شده است. word به راحتی می تواند از عنوان های سند فهرست تهیه کرده و به همراه شماره صفحه در محلی که می خواهید، قرار دهد. این فهرست همیشه قابل به روزرسانی است. tables of contents می تواند فهرست را بر اساس عنوان های یک سند ایجاد کند. این نکته را در نظر داشته باشید که word می تواند تا 9 عنوان و زیرعنوان را پشتیبانی کند. پس ابتدا باید عناوین و زیرعناوین سند را با استفاده از سبک ها heading 1 تا heading 9 قالب بندی کنید.
برای این کار اشاره گر را در عنوان مورد نظر قرار داده و روی دکمه style در نوار ابزار قالب بندی کلیک کنید و بسته به سطح عنوان یکی از سبک های heading 1 تا heading 9 را انتخاب کنید. بعد از عنوان بندی سند برای آنکه فهرست محتویات در اولین صفحه سند قرار گیرد باید یک صفحه خالی در بالای تمام صفحه ها ایجاد کنید.
برای این حرکت به اولین صفحه سند رفته و با زدن کلید ctrl + enter یک صفحه خالی درج کنید. حالا به ابتدای صفحه خالی جدید بروید بعد از این مرحله منوی insert را باز کرده و بعد از قرار دادن اشاره گر روی گزینه reference فرمان index and tables را انتخاب کنید و در کادری که باز می شود سربرگ tables of contents را فعال کنید.
این کادر دو ناحیه preview دارد، بخش print preview پیش نمایش فهرست مطالب برای چاپ است و کادر web preview پیش نمایش فهرست مطالب برای صفحه های وب. فعال بودن گزینه show page numbers باعث درج شماره صفحه ها در فهرست می شود.
علامت داشتن گزینه right align page numbers شماره ها را در مقابل فهرست ها قرار می دهد و غیرفعال کردن آن باعث می شود شماره هر فهرست در جلوی آن درج شود. در کادر tab leader می توانید یک leader برای فاصله بین فهرست و شماره آن انتخاب کنید. کادر فرمت شامل چندین قالب برای پیکربندی فهرست است.
کادر show levels تعداد زیرعنوان هایی که در فهرست شرکت می کنند را تعیین می کند. یک فهرست می تواند تا 9 زیرعنوان را داشته باشد. بعد از تنظیم های مورد نیاز روی دکمه ok کلیک کنید تا فهرست محتویات در محلی که تعیین کرده اید، درج شود.