حفاظت دیجیتال

در مقاله حاضر رویکردهای مدیریتی حفاظت دیجیتال مختصراً بیان شده است. ویژگی اشیای دیجیتال، ضرورت حفاظت از منابع دیجیتال، مراکز مسئول، مسائل حقوقی و مالی و راه‌کارهای فنی موجود همانند مهاجرت و شبیه‌سازی مورد بحث قرار گرفته است. ضرورت به‌کارگیری ابرداده‌های حفاظتی به عنوان بخشی از آرشیو دیجیتال به منظور پشتیبانی از راه‌کارهای فنی حفاظت دیجیتال، از دیگر موارد مورد تأکید است.

۱) مقدمه
رشد سریع ملزومات دیجیتال و استفاده گسترده از رسانه‌های دیجیتال، مراکز اطلاع‌‌رسانی و کتابخانه‌ها را به سوی مجموعه‌های دیجیتال کشانده است. محصولات دیجیتال در فرمت‌های متنوعی تولید می‌شود، این فرمت‌ها هر روز تغییراتی یافته، ویرایش‌های جدیدی از محصولات به بازار عرضه می‌شوند و ویژگی‌ها و عملکرد نرم‌افزارها و سخت‌افزارها تغییر می‌یابد. برخی از نرم‌افزارها و سخت‌افزارها از رده خارج می‌شوند و جای خود را به نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای دیگر می‌سپارند. آنچه مدیران مراکز اطلاع‌‌رسانی را به چالش انداخته است ساختار متغیر و تغییرات سریع فناوری‌های اطلاعات است. تهدید حاضر، عمر کوتاه اطلاعات دیجیتال و از رده خارج شدن سخت‌افزارها و رسانه‌ها از سویی و نرم‌افزارها از سویی دیگر است.[۱]
دو واژه «حفاظت»[۲] و «دیجیتال» در مدیریت اطلاعات، محدوده وسیعی را تحت تاثیر دارند. «حفاظت» یکی از فعالیت‌های هسته در کتابخانه‌ها و مراکز آرشیوی بوده است. عامل دیجیتال، شکل ارائه، رسانه و استفاده از محتوا را تحت تاثیر قرار داده است. حفاظت منابع آنالوگ- در دید سنتی‌ـ‌ تنها بر طول عمر رسانه تأکید دارد، اما هنگامی‌که «حفاظت» در کنار «دیجیتال» قرار می‌گیرد، نه‌تنها به خاطر تفاوت و پیچیدگی فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطاتی، بلکه به واسطه ارتباط آن با مدیریت ابرداده و جنبه‌های بالاتر سازمانی و سیاستگذاری، از اهمیت حیاتی بیش‌تری برخوردار می‌شود (Cordiro, ۲۰۰۴)
کاربرد اصطلاحاتی چون بمب زمان[۳] (Hedstrom, ۱۹۹۷)، باستان‌شناسی دیجیتالی[۴] (Ross and Gow, ۱۹۹۹ نقل در (Cordiro, ۲۰۰۴باتلاق شنی فناوری[۵] (Rothenberg, ۱۹۹۷) نقل در Cordiro, ۲۰۰۴بحران و اضطرار لازم را نمایان می‌سازند. این اضطرار تنها مربوط به خطر نابودی داده‌ها نیست، بلکه مربوط به این واقعیت است که به واسطه ضعف راهبرد و فناوری‌های حفاظتی، در آینده هزینه‌های نجات و باستان‌شناسی فراوانی بر مدیران اطلاعاتی تحمیل خواهد شد (Cordiro, ۲۰۰۴).
امروز با کاهش قیمت ذخیره سازی و افزایش قدرت پردازش رایانه شاهد ظهور انواع نرم‌افزارها و سخت‌افزارها هستیم و این در حالی است که اگر نخواهیم طبق سیاستی مشخص به حفاظت از محتوای دیجیتالی ذخیره‌شده در این رسانه‌ها بپردازیم، بعد از چند سال، محتوای اطلاعاتی این منابع را از دست خواهیم داد.
رشد سریع متون منتشرشده در زمینه حفاظت اطلاعات دیجیتال نیز گواه آن است که مشکلات مربوط به حفاظت این‌گونه منابع به شدت مورد توجه واقع شده است (Russell, ۱۹۹۹). «هدستورم» پژوهش در حوزه حفاظت دیجیتال را در چهار زمینه اصلی پژوهشی ـ رسانه‌های ذخیره‌سازی، مهاجرت، تبدیل، و ابزارهای مدیریتی ـ مورد تأکید قرار می‌دهد (Hedstrom, ۱۹۹۷). تحقیقات در زمینه حفاظت اطلاعات دیجیتال شامل راه‌حل‌هایی برای مدیریت و کنترل مهجوریت و کهنگی فناوری، تغییر روش‌های مدیریت داده‌ها برای ایجاد و اجرای استانداردهای غیرانحصاری[۶] و عملیات مشترک کاری است. تلاش و پولی که در این زمینه صرف می‌شود مهم است، اما منافع آن آنی نیست و در اغلب موارد در طول دوره سرمایه‌گذاری کنونی، بازگشتی ندارد (Coviser, ۲۰۰۳ نقل در (Cordiro, ۲۰۰۴ به علت کمبود این انگیزه طبیعی تجاری، در کنار طبیعت رقابتی فناوری اطلاعات و بازارهای اطلاعاتی، نمی‌توان به طور گسترده به تحقیق و تطبیق استانداردها و عملیات حفاظت بلندمدت دست زد (Cordiro, ۲۰۰۴).
۲) بیان مسئله
آرشیو سنتی بین دو مفهوم Preservation (که از مصنوعات منفرد مراقبت می‌کند) و Conservation (که محتوا را حتی در صورت نابودی یا خرابی مصنوع اصلی حفظ می‌کند) تمایز قائل می‌شود (آرمز، ۱۳۸۰، ص. ۲۰۵). این در حالی است که در آرشیو دیجیتال سعی بر حفظ محتوا است.
هنگامی‌که اطلاعات در قالب‌های دیجیتالی قرار می‌گیرند، ماهیت، ارزش، اهداف و ساختار متفاوتی را پذیرفته اند. ماهیت محیط کاملاً متفاوت دیجیتالی بر چالش‌های موجود در حفاظت منابع افزوده است (Hedstrom, ۱۹۹۷). حفاظت از منابع دیجیتال به واسطه طبیعت پویا و متغیری که دارند بسیار متفاوت از منابع آنالوگ است. و این تفاوت‌ها است که ضرورت مطالعه ماهیت متفاوت اطلاعات دیجیتال را نمایان می‌سازد. از طرفی دموکراسی سرمایه‌گذاری در دنیای فناوری اطلاعات، عامل دیگری است که ماهیت به سرعت رشدکننده انواع نرم‌افزارها و سخت‌افزارها را سبب گشته است. سرعت تغییرات به حدی است که اگر امروز به تبیین راهبردهای حفاظتی نپردازیم فردا بسیاری از اطلاعات دیجیتالی را از دست خواهیم داد.
۳) چرا باید از داده‌ها محافظت کرد؟
▪ ماهیت داده‌ها:
داده‌ها در خطر هستند، چرا که در قالب مشخص پرونده‌ای بر روی رسانه‌ای موقت و گذرا ضبط شده‌اند و به یک الگوی رمزگذاری (زبان برنامه‌نویسی) نیز نیاز دارند. رمزگشایی منابع آنالوگ تنها به توانایی‌های بشری نیاز دارد، اما مدارک دیجیتال از آن جهت که ماهیتاً به «ابزارهای ذخیره‌ای» خود محدود نشده‌اند، با منابع آنالوگ متفاوت‌اند. همانطور که «روزمبرگ»[۷] اشاره کرده است، در منابع فیزیکی «حفاظت از حامل[۸]‌های فیزیکی، همه صفات قابل ذخیره منابع اصلی را حفظ خواهد کرد» (۲۰۰۰, P. ۱۶ نقل در دیگان، ۱۳۸۲). اما در داده‌های دیجیتالی، به ماشینی نیاز داریم که بین داده‌ها و مفسر انسانی که لایه پیچیده دیگری را به سامانه می‌افزاید، میانجی‌گری کند.
▪ ناپایداری داده‌ها:
داده‌های دیجیتالی در خطرند، نه به این خاطر که ذاتاً آسیب‌پذیر یا ناقص هستند، بلکه به این دلیل که شتاب پیوسته آهنگ همانندسازی، انطباق و افزونگی سخت‌افزار، نرم‌افزار، و قالب‌بندی داده‌ها، و استانداردهای تسهیل‌شده که ممکن است به معنای ناخوانایی، تفسیرناپذیری یا بی‌استفاده‌بودن جریان بیتی در آینده باشد، در جریان است. داده‌ها به صورت «رمز» ذخیره می‌شوند، در نتیجه پیش از تشخیص و استفاده از آن‌ها در محیط رایانه‌ای‌ـ حتی اگر از استانداردهای آزادی نیز بهره گرفته باشندـ به عنصری رمزگشا نیاز دارند و این عناصر رمزگشا روز به روز تغییر می‌کنند.
▪ پیچیدگی داده‌ها:
اگر تولیدکنندگان کنونی، داده‌های دیجیتالی را صریح و روشن ارائه ننمایند، خوانندگان و بهره‌گیران آینده با مشکل روبرو می‌شوند و پیچیدگی داده‌ها برای آن‌ها رمزگشایی نخواهد شد. یک دیسک نوری چندرسانه‌ای و ابتکاری، بسیاری از ارزش‌های خود را از ارتباطات بین اشیای دیجیتالی کسب می‌کند نه از محتوای اطلاعاتی خود اشیا. اجرای اشیای دیجیتالی پیچیده به برنامه‌ای پیچیده نیاز دارد، و این برنامه‌ها نیز با نگارش‌های جدیدی که کراراً از آن‌ها ارائه می‌شود، پیوسته در حال تغییرند (دیگان، ۱۳۸۲، ص. ۲۷۵).
سه دلیل بیان شد تا دریابیم که اطلاعات دیجیتال برای بقا نیازمند حفاظت هستند و این، موضوع کم‌اهمیتی نیست. چرخه زندگی داده‌های دیجیتال آنقدر طولانی نیست که منتظر ظهور رسانه‌ای بهتر بمانیم. ذخیره‌سازی داده‌ای تاکنون نتوانسته است همانند کاغذ یا ریزفیلم، دوام و پایداری خود را اثبات کند، اما تحولات فناورانه در سویه دیگر این فرایند قرار دارند. ذخیره‌سازی داده‌ها فقط ۵۰ سال پیش و با کارت‌پانچ شروع شد و به نوارهای کاغذی [۹]، نوارهای مغناطیسی، دیسک مغناطیسی، دیسک نوری و امروز به حافظه‌های سیار[۱۰] مثل کارت‌های حافظه برقی[۱۱] رسیده است. اگر بخواهیم از آرشیوهای منابع اصلی قدیمی استفاده کنیم، امروزه یافتن دستگاه خواننده کارت‌ها یا نوارها بسیار دشوار است (دیگان، ۱۳۸۲، ص. ۲۷۶).
۴) حفاظت از منابع دیجیتالی وظیفه کدام مراکز است؟
«کمیسیون حفاظت و نگهداری»[۱۲] پیشنهاد می‌کند که در خط مقدم دفاع در برابر ازبین‌رفتن اطلاعات دیجیتال باارزش، پدیدآورندگان، تولیدکنندگان و صاحبان اصلی این نوع اطلاعات باشند (کانی، ۱۳۷۸، ص. ۲۵۴).
سه رویکرد در این زمینه موجود است:
ـ رویکرد سازمانی،
ـ رویکرد ملی،
ـ رویکرد بین‌المللی.
در رویکرد سازمانی، آن‌گونه که «نیروی کار آرشیو اطلاعات دیجیتال آمریکا» در ۱۹۹۶ بیان می‌دارد، این‌مسئولیت بر عهده ناشران و مؤسسات دیگر است. دومین رویکرد، رویکرد ملی است و نمونة‌ آن پروژه‌هایی در دانمارک، استرالیا، کانادا و فنلاند است. سومین رویکرد، رویکرد بین‌المللی است و توسط آرشیو اینترنت ارائه شده است (منرهایم، ۱۳۸۱، ص. ۹۲). در عمل، تأکید بیش‌تر بر آن است که حفاظت از اطلاعات دیجیتالی به صورت ملی و توسط کتابخانه‌های ملی انجام پذیرد. این در حالی است که لازم است میان این مراکز آرشیوی، ارتباطی موجود باشد که به واسطه آن، پویایی منابع حفظ گردد.
۵) از چه منابعی باید محافظت نمود؟
یکی از مباحث اساسی در حفاظت دیجیتال، تعیین نوع منابع و سطح حفاظت و نگهداری است. در این زمینه دو رویکرد وجود دارد: برخی از مراکز آرشیوی و کتابخانه‌های دیجیتال به گردآوری و حفاظت از تمامی اطلاعات دیجیتالی می‌پردازند، و گروهی از این مراکز طبق خط‌مشی خاصی به گزینش و سپس حفاظت می‌پردازند. رویکرد گزینش، طرفداران بیش‌تری دارد، چرا که گزینشی عمل نمودن، از هدر رفتن منابع مالی جلوگیری خواهد کرد.
درست همانند منابع آنالوگ، اتخاذ سیاست‌های واضح و قابل دفاع برای گزینش و حفظ داده‌‌های دیجیتالی، راهبردی حیاتی است و باید براساس ارزش محتوایی منابع‌ـ و نه سهل‌ترین روش حفاظت‌ـ در این باره تصمیم‌گیری شود. تصمیم‌گیری در باب سیاست‌های صحیح گزینش و حفظ منابع، به گروه‌هایی مرکب از مبتکرین، کتابداران، آرشیوداران، مورخین، و دیگر افراد مرتبط با مواریث نیاز دارد. این مباحث راهبردی، از اهمیتی ملی و بین‌المللی برخوردارند. به هر تقدیر هر نوع خط‌مشی گزینشی که اعمال شود مقادیری از اطلاعات از بین خواهند رفت؛ از این رو لازم است با اتخاذ سیاست‌های مناسب با مجموعه و نوع کاربران، میزان اطلاعاتی را که احتمال دارد از میان ‌بروند، کاهش داد.
۶) چگونه باید از منابع دیجیتال محافظت کرد؟
«هدستروم» بر این باور است که در حال حاضر هیچ روش قابل قبولی برای حفاظت از اشیای دیجیتالی پیچیده‌ـ متن، داده، تصویر، صوت، فیلم و منابعی که به نرم‌افزارهای کاربردی خاص احتیاج دارند – وجود ندارد (Hedstrom, ۲۰۰۳). تلاش‌های زیادی در حال انجام است و پژوهشگران در حوزه‌های مختلف به تعییین اولویت‌های تحقیقاتی در این زمینه پرداخته‌اند. موضوع حفاظت از منابع دیجیتالی همانقدر که به حوزه فناوری وابسته است به حوزه‌های اجتماعی، اقتصادی و مؤسسات نیز مرتبط است.
۶-۱) حفاظت از فناوری
نگهداری از زیربنای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری (که از یک منبع دیجیتالی پشتیبانی می‌کند) را حفاظت از فناوری گویند. اگر حفاظت از فناوری به عنوان راهبردی حفاظتی برگزیده شود باید با چرخه منظم روزآمدسازی رسانه همراه باشد. با توجه به این‌که تعداد زیادی رایانه و برنامه وجود دارند که در یک دوره زمانی باید مدیریت شوند، حفاظت از فناوری، غیرعملی و از نظر مالی ناممکن به نظر می‌رسد: «هر مجموعه‌سازی که بخواهد مجموعه‌ای عظیم از منابع دیجیتال را صرفاً از طریق این راهبرد اداره کند، به زودی با موزه‌ای از سخت‌افزارهای رایانه‌ای قدیمی و ناهمخوان روبرو خواهد بود» (Fumbani, ۱۹۹۹, P. ۴۲ نقل از دیگان، ۱۳۸۲، ص. ۲۸۰). بهره‌گیری از این روش حفاظتی چندان منطقی به نظر نمی‌آید، چرا که در عمل از جهت هزینه‌های فراوانی که به مجموعه تحمیل می‌کند، مشکل‌آفرین خواهد شد.
۶-۲) کپی‌برداری و روزآمدسازی
دو راهبرد «کپی‌برداری» و «روزآمدسازی» به منظور حفاظت از داده‌های دیجیتالی و در کنار دیگر راهبردهای حفاظتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در کپی‌برداری، جریان بیتی در حافظه جانبی دیگری ذخیره می‌شود تا در صورت بروز مشکل در نرم‌افزار یا سخت‌افزار حاضر، اطلاعات از میان نرود. در جریان کپی‌برداری، نوع حافظه جانبی تغییری نخواهد کرد؛ اما هنگامی‌که بحث از روزآمدی به میان می‌آید، به این مفهوم است که داده‌ها با همان الگوی بیتی، اما به رسانه یا حافظه جانبی دیگری از نوعی دیگر منتقل می‌شود (Tristram, ۲۰۰۲, p. ۴۲).
در روزآمدسازی، جریان بیتی درست به همان صورتی که هست کپی می‌شود و در داده‌های زیرساختاری هیچ تغییری ایجاد نمی‌کند. هر نوع سیاست حفاظتی که اتخاذ کرده باشیم، روزآمدسازی فرایندی است که باید اجرا شود. با پیشرفت فناوری، روزآمدسازی، فرایندی ساده است و اگر به طور مناسبی انجام گیرد و مستند شود، احتمال از دست دادن داده‌ها بسیار اندک خواهد بود (دیگان، ۱۳۸۲، ص. ۲۸۱).
کپی‌برداری و روزآمدسازی ساده‌ترین و ارزان‌ترین قسمت حفاظت است. اگر چه از این طریق حفاظت فیزیکی[۱۳] عملی می‌گردد، اما مهم‌تر از حفاظت فیزیکی، حفاظت منطقی[۱۴] اطلاعات دیجیتال است. این نوع حفاظت به محتوای اطلاعاتی می‌پردازد و درک و پردازش اطلاعات کدگذاری‌شده را توسط انسان و رایانه امکان‌پذیر می‌سازد. لازم است منبع دیجیتال به صورت کامل حفاظت شود و حفاظت کامل به معنای حفاظت فیزیکی صرف نیست.
حفاظت منطقی به معنای حفاظت از برنامه‌های کاربردی، سیستم‌های عامل و محیط[۱۵] سخت‌افزاری است که اجرای برنامه را تضمین می‌کند (Cordiro, ۲۰۰۴). در نتیجه تنها روزآمدسازی نمی‌تواند تکنیک مناسبی در این شرایط باشد و به همین منظور از راهبردهای دیگری نیز باید در کنار آن بهره جست[۱۶]. دو راهبرد قالب در این زمینه، راهبرد «مهاجرت»[۱۷] و «شبیه‌سازی»[۱۸] هستند. در ادامه علاوه بر این دو، به چند راهبرد دیگر و در نهایت به استفاده از ابرداده‌های حفاظتی نیز پرداخته خواهد شد.
۶-۳) مهاجرت
راهبرد «مهاجرت» شامل انتقال دوره‌ای مواد دیجیتال از نسلی از فناوری ـ سخت‌افزار و نرم‌افزار- به نسلی دیگر است (Cordiro, ۲۰۰۴).
فایل‌ها شامل دو عنصر پایه هستند: عنصر محتوا و عنصر ساختار. میان دو عنصر ساختار و محتوا ارتباطی وجود دارد که تجلی آن در پایگاه‌های اطلاعاتی مشهود است. در مهاجرت، عنصر محتوا ثابت است و مهاجرت تنها به انتقال و بازآرایی ترتیب ساختار فایل‌ها در فرمت مقصد می‌انجامد.
انتقال مستلزم تغییر پیکربندی داده‌های زیربنایی است، بدون آن‌که در محتوای فکری آن تغییری ایجاد شود. وقتی سخت‌افزار و نرم‌افزار تغییر می‌نماید، انتقال داده‌ها نیز ضرورت می‌یابد. تغییر سخت‌افزار و نرم‌افزار به این معنا است که دیگر نمی‌توان به داده‌ها دسترسی داشت، مگر آن‌که آن‌ها را به ماشین‌ها و برنامه‌های جدیدتر انتقال داد. در این انتقال هر چه ساختار داده‌ای ساده‌تر باشد احتمال حفاظت از محتوا بیش‌تر است (۱۳۸۲، ص. ۲۸۱).
رویکرد نظام‌مند طولانی‌مدت در این زمینه آن است که مهاجرت بر مبنای کاهش تنوع فرمت‌ها انجام پذیرد. رسیدن به مجموعه‌ای از استانداردها که توسط عده کثیری از تولیدکنندگان و توزیع‌کنندگان مورد قبول باشد و مجموعه‌ها هماهنگ با آن، تحت پوشش باشند، تعداد دفعات مهاجرت را کاهش خواهد داد. نمونه‌ای از این فرمت‌ها، «اس‌جی‌ام‌ال»[۱۹]و «ایکس‌ام‌ال»[۲۰] برای داده‌ها و ابرداده‌ها و فرمت «تیف»[۲۱] برای تصاویر هستند (Cordiro, ۲۰۰۴). «ایکس‌ام‌ال» زبان نشانه‌گذاری مشتق‌شده از «اس‌جی‌ام‌ال» می‌باشد که امکان تفکیک ساختار از محتوا را به گونه‌ای مناسب فراهم می‌آورد. کاربرد این زبان روز به روز در حال افزایش است و از سوی کنسرسیوم وب جهانی نیز پشتیبانی می‌شود.
«زمان» در انتقال، امری حیاتی است و باید به محض تعریف قالب‌های جدید و پیش از مهجور شدن قالب‌های کنونی، انتقال صورت گیرد. اگر نسلی از بین برود ممکن است تبدیل داده‌ها دشوار گردد و اگر نسل‌های بیش‌تری از بین بروند، ممکن است داده‌ها کاملا از دست بروند. چرخه‌های انتقال باید نسبتاً پی در پی انجام شوند (دیگان، ۱۳۸۲، ص. ۲۸۳). در غیر این صورت ممکن است اشکالات غیر قابل پیش‌بینی نیز پیش آید: ممکن است ساختار فرمت منبع و مقصد با هم هماهنگی نداشته باشند یا داده‌ها به خوبی برگردانده نشوندـ. مثل زمانی‌که فرمت منبع، تا ۱۶ رقم اعشار را پشتیبانی می‌کند در حالی‌که فرمت مقصد تنها ۸ رقم اعشار را در نظر می‌گیرد؛ یا زمانی‌که داده‌ها حفظ می‌شوند، اما روابط خارجی یا متنی که اطلاعات در آن قالب معنا می‌یابد منتقل نمی‌شوند؛ کدهای اَسکی می‌توانند مقادیر جاری سلول‌ها را در یک فایل صفحه گسترده حفظ کنند، اما نمی‌توانند فرمول‌های مربوط به سلول‌ها را که منجر به آن مقادیر شده‌اند حفظ نمایند.
انتقال، فرایندی نامطمئن است که بروندادی نامطمئن دارد. یک روش کاهش این ناامنی، استفاده از مدیریت خطرپذیری است که مراحل انتقال را به پله‌هایی مشخص و قابل تعریف و تعیین، تقسیم می‌نماید و با محاسبه میزان ریسک یا خطر و تحلیل مراحل، به کاهش میزان خطر کمک می‌کند.[۲۲]
۶-۴) شبیه‌سازی
در هنگام انتقال اشیای دیجیتال به قالب‌های جدید و ایجاد نرم‌افزار و سخت‌افزار، هر چه شیء دیجیتال پیچیده‌تر باشد میزان خسارت نیز بیش‌تر خواهد بود. این مسئله باعث شده که بعضی از محققین چنین نظر بدهند که برای چنین منابعی، شبیه‌سازی بهترین روش است. شبیه‌سازی، به فرایند بازسازی محیط نرم‌افزاری و سخت‌افزاری مورد نیاز برای دسترسی به یک منبع گفته می‌شود. از لحاظ نظری می‌توان هم نرم‌افزار و هم سخت‌افزار را شبیه‌سازی کرد (دیگان، ۱۳۸۲، ص. ۲۸۵). شبیه‌سازها برنامه‌هایی هستند که طراحی شده‌اند تا رفتار مشابهی را در محیط‌های متفاوت با محیط اولیه خویش، نشان دهند. این برنامه‌ها امکان استقلال از سخت‌افزار و سیستم عامل را فراهم می‌آورند. در این روش نیازی به انتقال اشیای دیجیتال نیست، بلکه به جای آن، فایل‌های اصلی و نرم‌افزار کاربردی نگهداری می‌شوند. تحقیقات وسیعی از سوی متخصصان در این زمینه انجام گرفته، اما شبیه‌سازی هنوز در مرحله آزمایش است (Cordiro, ۲۰۰۴). نمونه شناخته‌شده‌ای از این شبیه‌سازها محصولی از شرکت «اپل مک‌اینتاش» است که امکان استفاده از برنامه‌هایی را که بر روی پردازشگر‌های قدیمی اپل (که در حال حاضر مورد استفاده نیست) قابل اجرا بودند، فراهم می‌آورد (Tristram, ۲۰۰۲, p. ۴۲).
اگر از راهبرد شبیه‌سازی استفاده شود، سرمایه‌گذاری‌ها باید در مراحل بعدی و در هنگام اجرای شبیه‌سازی اعمال شوند.
۶-۵) باستان‌شناسی داده‌ها
جوامع انسانی، دوره‌هایی از مشقت، از جمله بحران‌ها، جنگ‌ها و تحولات سیاسی را تجربه می‌کنند که طی این دوران، مهاجرت مواد آرشیوی از درجه پایینی از اهمیت برخوردار است. مصنوعات مادی را می‌توان در طی قرن‌ها در اتاق‌های زیر شیروانی و انبارها به دست فراموشی سپرد و باز احیا کرد، اما اطلاعات دیجیتال چنین نیستند (آرمز، ۱۳۸۰، ص. ۲۱۰).
اگر مواد دیجیتالی در شرایطی مشابه قرار گیرند، اطلاعات ارزشمند در قالب‌های مهجور گرفتار خواهند شد. در این شرایط برای دستیابی به محتوای ارزشمند این دست از منابع لازم است باستان‌شناسی داده‌ها انجام پذیرد. باستان‌شناسی داده‌ها شامل روش‌ها و رویه‌هایی است که به نجات محتوا از سخت‌افزار و نرم‌افزار مهجور یا آسیب‌دیده و ناقص می‌پردازد. در این الگو، تنها روزآمدسازی انجام می‌شود، اما هیچ‌گونه مهاجرتی انجام نمی‌پذیرد. به علاوه، به حفظ اطلاعات مربوط به محیط سخت‌افزاری و نرم‌افزاری (مانند آنچه در شبیه‌سازی اتفاق می‌افتد) نیز نیازی نیست. تنها چیزی که در باستان‌شناسی داده‌ها اهمیت دارد وجود جریان بیتی خوانا است.
در این راهبرد برای دسترسی دوباره به اطلاعات، با صرف تفکر زیاد، ساختارهای داده‌ای و ارتباطی ایجاد می‌شود. این شیوه، طاقت‌فرسا‌ترین روش نجات در هنگام نیاز است که از مزیت کم‌هزینه‌بودن برخوردار است، اما احتمال خطر در آن بسیار زیاد ‌می‌باشد. استدلال آن است که در آینده، احتمالاً روش‌های بهتری برای بازیافت داده‌ها به وجود خواهد آمد و اگر احساس شود که منابعی از ارزش کافی برخوردارند، از آن روش‌ها برای بازیافت اطلاعات استفاده خواهد شد (دیگان، ۱۳۸۲، ص. ۲۸۶). اگر چه این روش از مزیت کم‌هزینه‌بودن برخوردار است، اما روش چندان قابل اعتمادی نیست.
۶-۶) چاپ بر رسانه‌های آنالوگ
برخی معتقدند که می‌توان از طریق تهیه جانشین‌های آنالوگ برای منابع دیجیتال، از محتوای آن‌ها حفاظت کرد. جانشین آنالوگ ممکن است ریزفیلم، کاغذ، یا هر رسانه دیگری باشد. «دیسک رزتا»[۲۳] نمونه‌ای از این رسانه‌ها است.[۲۴]
در بررسی استفاده از برونداد آنالوگ به عنوان سازوکار حفاظت از پرونده‌های دیجیتالی، «خروجی از رایانه به ریزفیلم» (کام)[۲۵] تنها گزینه و حق انتخاب خواهد بود. فرایند خروجی از رایانه به ریزفیلم مستلزم چاپ مستقیم پرونده داده‌های دیجیتال بر روی ریزفیلم است، به طوری‌که هر صفحه از داده‌ها در قالب فیلمی ‌مستقل ضبط شود. بنابراین برای متن‌های الفبایی‌ـ دیجیتالی با حجم زیاد یا تصاویر بیتی، روش خروجی از رایانه به ریزفیلم بسیار موفقیت‌آمیز است. از آنجا که در استفاده از این روش برای اهداف حفاظتی، اطلاعات زیادی از دست می‌رود، استفاده از آن در تصاویر رنگی مناسب نیست ( دیگان، ۱۳۸۲، ص. ۲۸۸).
اما این سوال مطرح است که آیا می‌توان منابعی چون صفحات وب را که به واسطه پیوندهای فرامتنی به وجود آمده‌اند به این روش حفاظت کرد؟ در این صورت تنها چهره بیجانی از واقعیتی که قبلاً وجود داشته است باقی خواهد ماند و این خروجی نمی‌تواند منعکس‌کننده واقعیت و برطرف‌کننده نیاز اطلاعاتی مراجعان آینده باشد.
۷) ابرداده‌های حفاظتی
همانند اطلاعات ساخت‌یافته‌ای مانند فهرست کتابخانه‌ها که به توصیف مجموعه می‌پردازند و دسترسی را فراهم می‌آورند، ابرداده‌ها نیز جزء لاینفک هر مخزن دیجیتالی هستند. ساختارهای استاندارد ابرداده‌ای مثل «دابلین کور» و «ئی‌ای‌دی»[۲۶] در آرشیو دیجیتالی نقشی اساسی بازی کرده‌اند (Cordiro, ۲۰۰۴).
در یک تقسیم‌بندی کلی، ابرداده‌ها را به سه دسته تقسیم می‌کنند:
ـ ابرداده‌های توصیفی،[۲۷]
ـ ابرداده‌های ساختاری،[۲۸]
ـ ابرداده‌های اجرایی.[۲۹]
ابرداده‌های ساختاری در آرشیو دیجیتال به این جهت اهمیت دارند که ساختار خارجی منبع دیجیتالی را منعکس می‌سازند؛ از این رو برای نمایش و مسیریابی از آن‌ها[۳۰] استفاده می‌شود (Cordiro, ۲۰۰۴).
ابرداده‌های اجرایی ،داده‌های مربوط به جنبه‌های گوناگون مدیریت منابع دیجیتال هستند. این ابرداده‌ها شامل تاریخ، محیط تولید، فرمت‌های فایل، ویژگی‌های فایل، اطلاعات حقوقی، و ... می‌باشند (Cordiro, ۲۰۰۴).
«دی»[۳۱] (۱۹۹۸) ابرداده حفاظتی را چنین تعریف می‌کند:
گونه‌ای خاص از ابرداده‌های اجرایی که به عنوان ابزاری برای حفظ اطلاعات فناوری از آن استفاده می‌شود. این ابرداده‌ها حفاظت و پشتیبانی از شیء دیجیتال را فراهم می‌آورند؛ به علاوه می‌توان برای گزارش راهبردهای شبیه‌سازی و مهاجرت نیز از آن‌ها استفاده کرد و به این ترتیب از صحت اطلاعات اطمینان یافت (نقل از Cordiro, ۲۰۰۴).
اما در جایی دیگر (OCLC/RLG, ۲۰۰۲) ابرداده حفاظتی چنین شرح داده شده:
ابرداده حفاظتی، اطلاعات مورد نیاز برای نگهداری و حفاظت از زیست‌پذیری[۳۲]، ترجمه‌پذیری[۳۳] و فهم‌پذیری[۳۴] منبع دیجیتالی بعد از گذشت مدت زمان طولانی است.
برای زیست‌پذیری لازم است که رشته‌های بیتی اشیای دیجیتالی آرشیو، دست‌نخورده و خوانا باقی بمانند. ترجمه‌پذیری مربوط به آن است که رشته بیتی به فرمی قابل مشاهده برای کاربر انسانی یا پردازش توسط رایانه، ترجمه شود. فهم‌پذیری شامل فراهم‌آوری اطلاعات کافی است به طوری‌که محتوای ترجمه‌شده، توسط کاربر نهایی درک و تفسیر شود (Cordiro, ۲۰۰۴).
برای هر راهبرد خاص یا تکنیک حفاظت بلندمدت، تولید و نگهداری این‌گونه ابرداده‌‌ها حیاتی‌ است.
مدل «نظام اطلاعات آرشیو باز»[۳۵] که توسط «کمیته مشاوره‌ای نظام‌های داده‌های فضایی»[۳۶] در سال ۲۰۰۲ تدوین شد و هم‌اکنون به عنوان «ایزو ۱۴۷۲» (۲۰۰۲) مطرح است، عملکردهای اصلی نظام آرشیوی را نمایان می‌سازد. در این مدل دو نوع بسته اطلاعاتی وجود دارد: اطلاعات محتوا، و اطلاعات توصیفی حفاظتی[۳۷](Cordiro, ۲۰۰۴).
۷-۱) اطلاعات محتوا
اطلاعات محتوا شامل اطلاعات مربوط به بازنمون دیجیتالی است. اطلاعات مربوط به ساختار شیء و معنای شیء از این دسته‌اند. اطلاعات مربوط به ساختار، ساختار شیء دیجیتال را منعکس می‌سازند، در حالی‌که اطلاعات مربوط به معنای شیء، سازوکاری برای ترجمه شیء دیجیتال فراهم می‌آورد.
۷-۲) اطلاعات توصیفی حفاظتی
اطلاعات توصیفی حفاظتی شامل ۴ دسته اطلاعاتی هستند:
۱)اطلاعات ارجاعی،[۳۸]
۲) اطلاعات مربوط به متن،[۳۹]
۳) اطلاعات منشأ،[۴۰]
۴) اطلاعات مربوط به ثبات.[۴۱]
«اطلاعات ارجاعی» شامل یک نشانگر ثابت و دائمی است که یکتایی و ثبات را نمایان می‌سازد. علاوه بر آن، تاریخ تولید مدرک و ابرداده‌های توصیفی موجود را نیز در برمی‌گیرد.
«اطلاعات مربوط به متن» شامل اطلاعاتی است که ارتباط‌ها را نمایان می‌سازد.
«اطلاعات منشأ» شامل توصیفی از اصل مدرک، تاریخچه‌ای از حفاظت و نگهداری (شامل نشانگر سازمان یا فردی که حفاظت از اطلاعات را، از تاریخ تولید و بعد از آن، در آرشیو بر عهده دارد) و تاریخچه‌ای از تغییرات است‌ـ به گونه‌ای که هر نوع تغییری که متولی حفاظت، بر شیء دیجیتال وارد کرده باشد در این قسمت توصیف می‌گردد. اطلاعات مربوط به محیط‌های فناورانه اصلی (از جمله اطلاعاتی درباره محیط عملیاتی شیء دیجیتال اصلی از بُعد سخت‌افزاری، سیستم عامل و نرم‌افزارهای کاربردی) نیز در این بخش می‌آید. علاوه بر آنچه بیان شد، اهداف حفاظت و اطلاعاتی در رابطه با حق مؤلف، نام ناشر، تاریخ انتشار، اخطارهای حقوقی، قراردادها و اجازه‌ها است.
«اطلاعات مربوط به ثبات» شامل شناسگر صحت است که سازوکاری برای اطمینان از صحت شیء دیجیتال را فراهم می‌سازد (Calanag, Tabata, & Sugimoto, ۲۰۰۴).
در ژانویه ۲۰۰۳ یک کارگروه به نام «کارگروه ابرداده‌های حفاظتی: راهبردهای اجرایی»[۴۲] توسط OCLC/RLG تشکیل شد. این کارگروه بر جنبه‌های عملی اجرای ابرداده‌ها در سیستم حفاظـت دیجیتال تمرکز دارد و یکی از فعالیت‌های اساسی آن، پیاده‌سازی و ارزیابی راهبردهای جایگزین در کدگذاری، ذخیره و مدیریت ابرداده‌های حفاظتی در سیستم حفاظت دیجیتال است. در گزارش تحقیقی این کارگروه، ابرداده‌های حفاظتی ضروری برای اهداف حفاظتی این گونه ذکر شده‌اند:
ـ فرمت فایل و نسخه؛
ـ ارتباط میان فایل‌ها، محتوای مرتبط و اشیاء؛
ـ ابرداده توصیفی؛
ـ حق مؤلف، اطلاعات مربوط به حقوق؛
ـ ابرداده فنی؛
ـ پدیدآور؛
ـ مدیر آرشیو، مخزن یا فرایندهای حفاظت؛
ـ تاریخ؛
ـ ابرداده اجرایی؛
ـ تاریخچه فرایند مهاجرت/ نرمال‌سازی؛
ـ تاریخچه نسخه، تاریخچه تغییرات؛
ـ منشأ؛
ـ متن؛
ـ توزیع‌کننده، ارائه‌کننده، هدیه‌کننده (PREMIS Working Group, ۲۰۰۴).
در حفاظت دیجیتالی، بحث ابرداده‌ها از اهمیت فراوانی برخوردار است. با کمی تأمل در مباحث و اصطلاحات به‌کاررفته درمی‌یابیم که فکر استفاده از ابرداده‌ها به گونه‌ای که اطلاعات ضروری را همراه با اشیا ذخیره سازد، شیء گرایانه است. یکی از خصوصیات اصلی برنامه‌های شیءگرا، توانمندی کپسوله‌کردن[۴۳] است. از این خاصیت در کپسوله کردن اطلاعات ابرداده‌ای همراه با اقلام اطلاعاتی یا همان اشیای دیجیتالی استفاده می‌شود.
۸) مسائل حقوقی
اداره حقوق و کنترل دستیابی در اشیای دیجیتال، موضوعی است که پیچیدگی‌های آن به طور فزاینده‌ای مورد توجه کتابخانه‌ها و آرشیوها است. کتابخانه‌ها ممکن است حق دستیابی و استفاده از مواد الکترونیکی را داشته باشند، اما حق حفاظت از این نوع مواد مقوله دیگری به شمار می‌آید (کانی، ۱۳۷۸، ص. ۲۶۱). چنانچه مرکزی پایگاه اطلاعاتی مربوط به مقالات مجلات را مشترک باشد، دسترسی به مقالات تنها برای مدت زمانی مشخص در اختیار مرکز قرار می‌گیرد، و در صورتی‌که مرکز بخواهد از این منابع حفاظت کند با مشکل حق مالکیت معنوی روبرو خواهد شد.
کسب مجوز استفاده، از مهم‌ترین موضوعاتی است که کتابخانه‌ها در عصر الکترونیک باید انجام دهند. اداره مقررات گوناگون کسب مجوز استفاده، چالش مهم اجرایی و فنی برای انجام مقاصد حفاظتی محسوب می‌گردد. مثلاً کتابخانه دیجیتالی کالیفرنیا[۴۴] صریحاً بر ضرورت این نکته تأکید دارد که وقتی امکان گرفتن برونداد چاپی از آثار الکترونیکی وجود دارد، قراردادها و نیز مقررات کسب جواز استفاده از آن‌ها، باید اجازه چاپ نسخه‌ای از آثار الکترونیکی را بر روی کاغذهای بدون اسید برای مقاصد حفاظتی بدهند (کانی، ۱۳۷۸، ص. ۲۶۲). چنانچه اشاره شد یکی از اولین اقداماتی که به منظور حفاظت از اطلاعات دیجیتالی انجام می‌شود نسخه‌برداری است. این در حالی است که در بسیاری از موارد تهیه نسخه دیگری از منابع، با مسائل حقوقی روبرو است.
رشد روزافزون نظام بازدارنده مالکیت معنوی، و کسب مجوز[۴۵]، متضمن این است که بسیاری از مواد هرگز به مجموعه کتابخانه‌ها (برای حفاظت و نگهداری) راه نمی‌یابند. این مواد، دارایی‌های شرکت‌ها هستند و بدون صرف اعتبارات مالی اساسی و توافق‌های قانونی برای کسب مجوز استفاده (که به نوبه خود، کتابخانه‌های معدودی از عهده هزینه‌های آن برمی‌آیند) به مجموعه‌های عمومی وارد نمی‌شوند. این واقعیت، از چشم‌انداز مثبت به کتابخانه‌ها امکان می‌دهد که مسائل حفاظت از انواع بسیار زیادی از منابع اطلاعاتی مهم (نظیر روزنامه‌ها، راهنماها، نشریات الکترونیکی) را نادیده بگیرند و چنین فرض کنند که این منابع توسط شرکت‌های صاحب محصولات، حفاظت و نگهداری می‌شوند. از سوی دیگر، این سوال مطرح است که آیا شرکت‌های صاحب امتیاز این محصولات، علاقه و خیراندیشی لازم را در ایفای این نقش آرشیوی برای نسل‌های آینده از خود نشان خواهند داد و آیا این منابع برای عموم قابل دسترس خواهد بود (کانی، ۱۳۷۸، ص. ۲۵۴)؟
در جریان حفاظت لازم است به فناوری‌هایی چون فناوری مدیریت حقوق دیجیتالی[۴۶] که از استاندارد سیستم رمزگذاری برای حفاظت از مضامین خصوصی مثل موسیقی و فیلم استفاده می‌کند [۴۷] توجه داشت. این فناوری امکان تخلف از حق مؤلف را به حداقل می‌رساند. عملکرد این فناوری به گونه‌ای است که اگر یک کتاب الکترونیکی با این فناوری خریداری شود، اطلاعات دیجیتالی آن رمزگذاری شده است. برای رمزگشایی لازم است خریدار، نرم‌افزار خواننده[۴۸] را فعال نماید. این نرم‌افزار همراه با شناسایی خریدار، کدهای لازم را برای بازگشایی فایل‌های کدگذاری‌شده در اختیار وی قرار می‌دهد.[۴۹] به این ترتیب استفاده، به‌اشتراک‌گذاشتن، و کپی‌برداری از فایل‌ها تحت کنترل و نظارت درمی‌آید. فناوری‌های دیگری نیز (مثلاً امضای دیجیتال) وجود دارند که با انجام کدگذاری، به تعریف سطوح دسترسی می‌پردازند. توجه به این فناوری‌ها و در کنار آن‌ها قوانین موجود که از سوی «سازمان جهانی مالکیت معنوی» برای مجموعه‌های دیجیتال بیان شده، در انتخاب مناسب‌ترین و عملی‌ترین راهبرد حفاظت به مدیران کتابخانه‌ها، مراکز اطلاع‌‌رسانی یا آرشیویست‌ها کمک می‌کند.
۹) مسائل مالی
نگرانی در خصوص اداره و کنترل ذخیره فیزیکی اشیای دیجیتال وجود ندارد. کتابداران و آرشیوداران بنا به حرفه‌ای که دارند، به خوبی می‌دانند که چگونه از عهده این کار برآیند و تدابیر پیش‌گیرانه در برابر سوانح و وقایع مصیبت‌بار اتخاذ کنند. آنچه دانش ما (یعنی کتابداران و آرشیوداران) و متخصصان فناوری فاقد آن است، چگونگی حفاظت از مواد برای مدت زمان طولانی بر مبنای روش‌های مقرون به صرفه و ایجاد پیوند میان سخت‌افزار و نرم‌افزار ذخیره‌سازی، بازیابی و نمایش اطلاعات است، پیوندی که برای دیجیتالی بودن و قابل درک بودن اطلاعات مورد نیاز لازم است (کانی، ۱۳۷۸، ص. ۲۵۷).
حفاظت از اطلاعات برای مدت زمان طولانی و براساس روش‌های مقرون به صرفه، خود مستلزم این است که فناوری‌ها و قالب‌ها به درجه بیش‌تری از ثبات و پایداری که امروز شاهد آن هستیم، دسترسی پیدا کنند. اما در این میان، نیروهای بازار موجب گرایش به سمت معرفی فناوری‌های جدیدتر، سریع‌تر، بزرگ‌تر و بهتر، به منظور تولید، اشاعه و ذخیره سازی اطلاعات الکترونیکی می‌شوند. هیچ استانداردی با تغییرات پویایی که در بیست سال گذشته روی داده نمی‌تواند همگام باشد. اسناد در حال تبدیل به پدیده‌های پیچیده و پویایی هستند که از اشیای چندگانه[۵۰] تشکیل شده‌اند و در آن‌ها برنامه‌نویسی و پیوندهای فرامتنی به چشم می‌خورد. این موضوع، رویکرد جدیدی نسبت به شیوه سنتی حفاظت از کتب و دیگر آثار به شمار می‌آید. در این راستا، از سازمان‌ها خواسته می‌شود که برای ایجاد زیر ساخت‌های فنی پیچیده‌ای که هر سه تا پنج سال تغییر می‌کنند و به طور فزاینده‌ای نیاز به تخصص‌های فنی پرهزینه برای ادامه کارآیی خود دارند، تعهدات مالی لازم را ارائه دهند (کانی، ۱۳۷۸، ص. ۲۵۸).
۱۰) حرف آخر: چه باید کرد؟
خطر در حفاظت از مجموعه‌های دیجیتالی اجتناب‌ناپذیر است. مدیریت خطرپذیری می‌کوشد با سنجش میزان ریسک در چرخه حفاظت، به کاهش خطر بپردازد. سیاست‌های هر مجموعه ممکن است شرایط خاصی را طلب کند. بهترین گزینه در حفاظت مجموعه‌های دیجیتالی، تعیین اثربخشی روش و کارآیی آن با توجه به نوع مجموعه، اهداف، نوع سازمان، میزان پشتیبانی از تصمیمات مدیریتی، و بسیاری عوامل زیرساختی دیگر است. در حفاظت اطلاعات دیجیتال همواره باید به یاد داشت که اطلاعات دیجیتالی باید از نظر محتوایی، ساختار و روابط ابرداده‌ای حفظ گردند و چرخه تغییرات در طولانی‌مدت باعث از میان رفتن اطلاعات نشود. هر چند این ادعا که اطلاعات همچنان بدون تغییر حفاظت شوند دور از واقعیت است. اما مدیریت مراکز اطلاع‌‌رسانی، مراکز آرشیوی و کتابخانه‌ها باید در صدد کاهش تغییرات باشند تا به محتوا، ساختار و متن اطلاعات تا حد ممکن خللی وارد نشود.[۵۱]
ـ کتابداران و آرشیوداران باید در تلاشی مشخص، اهمیت و ضرورت حفاظت از اطلاعات دیجیتال را بیش‌تر نمایان سازند (کانی، ۱۳۷۸، ص. ۲۶۲).
ـ خلق دانش: در همکاری برای تحقیق و توسعه، لازم است که فعالیت‌های تحقیقاتی در زمینه حفاظت از اطلاعات دیجیتال انجام پذیرد و هزینه‌های واقعی حفاظت از این‌گونه مواد، به طور دقیق محاسبه گردد.
ـ اولویت‌بندی منابع دیجیتال: ارائه رهنمودهایی برای این‌که چه چیزی می‌تواند و چه چیزی بایست ذخیره شود، لازم است. در حال حاضر، جامعه کتابداران و آرشیوداران می‌دانند که هر نوع اثری را نمی‌توان و نمی‌بایست ذخیره کرد. نکته مهمی که باید به آن توجه نمود، این است که کدامیک از منابع دیجیتال را حفاظت کنیم و کدام یک را حفاظت نکنیم.
«کارگروه حفاظت کتابخانه‌های تحقیقاتی برای آرشیو مواد دیجیتال»[۵۲] و همچنین «کمیته مشترک نظام‌های اطلاع‌‌رسانی» شورای سرمایه‌گذاری آموزش عالی انگلستان، تدوین رهنمودهایی برای ارزشیابی، انتخاب و اولویت‌بندی حفاظت از اطلاعات دیجیتال به عنوان یکی از وظایف مهم برای فعالیت‌های آینده را مورد توجه قرار داده‌اند (کانی، ۱۳۷۸، ص. ۲۵۹).
ـ تصمیمات آرشیوی درباره موادی که در مجموعه بسیاری از کتابخانه‌ها مشترک هستند، می‌تواند از طریق مشورت با دیگر کتابخانه‌ها برای مشخص نمودن قالب‌های مناسب و سازوکارهای اشتراک منابع حاصل شود (کانی، ۱۳۷۸، ص. ۲۶۳).
ـ چالش‌های حفاظت از اطلاعات دیجیتال بسیار جدی و قابل توجه هستند و برای رویارویی با آن‌ها به تلاش‌های مشخصی از سوی کتابداران و آرشیوداران به منظور جلوه‌گرساختن این چالش‌ها و ضرورت محافظت از میراث آسیب‌پذیر دیجیتال در محافل عمومی نیاز است (کانی، ۱۳۷۸، ص. ۲۶۵).
ـ اشیای اطلاعاتی اجزایی هستند که مستقلاً به وجود نیامده‌اند و نمی‌توانند به طور مستقل به حیات خود ادامه دهند و حفاظت شوند. آن‌ها در محیط فناوری محصورند. این محیط شامل فناوری‌ها، متن اطلاعات، فرمت‌های بازنمون و رسانه‌های ذخیره‌سازی می‌باشد که لازم است همواره مد نظر باشند. اما از سویی محیط سازمانی نیز عامل دیگری است که در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی اثر می‌گذارد. در محیط سازمانی عواملی چون اهداف، عملکردها، سیستم‌های اطلاعاتی و معنا مد نظرند.
تحقیقات فراوانی در حوزه حفاظت دیجیتال در حال انجام است. هر سال کارگروه‌هایی طی بررسی و ارزیابی عملکردها به ارائه راه‌کارهای مناسبی در این زمینه می‌پردازند. لازم است مدیران مراکز اطلاع‌‌رسانی و کتابخانه‌ها ضمن آشنایی با مفاهیم حفاظت دیجیتال، با رویکردی منطقی، همزمان با ارزیابی موقعیت فعلی خویش، اهداف سازمان و استانداردهای موجود، به انتخاب راهبرد مناسب بپردازند و به این ترتیب از میراث معنوی امروز حفاظت نمایند.

گرد آورنده: معصومه کاظمی