شاید کارمندان در آینده برای ورود به دفتر خود، نیازی به کلید نداشته باشند. ادارات آینده که نخستین مدل آزمایشی آنها امسال در برلین رونمایی می‌شود، می‌توانند به افزایش سلامت کارمندان و به حداقل رساندن زمان‌های خستگی کمک کنند.
تلفن همراه هوشمند کارمندان می‌تواند آنها را به محل کار جدید راهنمایی کند. از آنجا که کارمندان، میز کار ثابتی ندارند، شاید در کنار تلفن همراه، به استفاده از دستیارهای صوتی هم نیاز داشته باشند.
پژوهش‌ها نشان می‌هند کارمندانی که محیط کاری آنها از نظر هوا، سر و صدا و رطوبت، شرایط خوبی دارد، عملکرد بهتری دارند و سطح کارآیی آنها با کسانی که در ادارات قدیمی کار می‌کنند، متفاوت است. سازندگان، هوش مصنوعی را به کار گرفته‌اند تا با تغییر نحوه و محل کار توسط این فناوری، کارآیی و راحتی کارمندان را افزایش دهند.
از آنجا که برلین، یک شهر تجاری به شمار می‌رود و شرکت‌ها و استارتاپ‌های بسیاری را در خود جای داده است، ظرفیت کافی را برای اجرای این طرح خواهد داشت. افزایش اجاره‌ها موجب شده میزان فضاهای اداری خالی، به 1.5 درصد برسد و این شهر را به مکانی ایده‌آل برای طراحان فضاهای اداری جدید تبدیل کند.
بسیاری از صاحبان املاک در برلین، برای به کارگیری چندین پروژه هوشمند اداری اقدام کرده‌اند. رشد سریع استارتاپ‌های مربوط به تجارت الکترونیک از جمله "زالاندو"(Zalando) و "دلیوری هیرو"(Delivery Hero)، تقاضا را برای فضاهای اداری در پایتخت آلمان افزایش داده است. در حال حاضر در برلین، دو اداره هوشمند در حال ساخت هستند.
"مارتین رودک"(Martin Rodeck)، مدیرعامل اجرایی شرکت "EDGE Technologies" در آلمان گفت: این فضاهای جدید، مکان‌های مناسبی برای کار کردن خواهند بود.
استارتاپ زالاندو برای ساده‌تر شدن کار و رفع استرس‌های محیط کاری، قصد دارد از این فناوری هوشمند استفاده کند. "ریموند پاتزمن"(Raimund Paetzmann)، معاون زالاندو گفت: نکته مهم در مورد این پروژه این است که محیط کاری مناسبی برای همه کارمندان فراهم می‌کند.
در این طرح جدید، ادارات به شبکه‌ای از حسگرها مجهز می‌شوند که می‌توانند همه موارد مورد نیاز از جمله دما، نور، رطوبت و دی‌اکسید کربن محیط را اندازه‌گیری کنند و آنها را به یک پلتفرم فضای ابری بفرستند.
این فناوری موسوم به "برین"(brain)، مبتنی بر نرم‌افزاری که داده‌های دریافت شده را تحلیل و به بهینه‌سازی نحوه ساخت ساختمان کمک می‌کند. برای مثال اگر بخشی از ساختمان خالی باشد، چراغ‌ها و سیستم‌های گرمایشی، خاموش می‌شوند و در صورت شلوغ شدن اتاق‌ها، سیستم، اکسیژن بیشتری را در محیط پخش می‌کند.
کاربران می‌توانند با کمک اپلیکیشنی که روی تلفن همراه آنها نصب می‌شود، به ساختمان دسترسی داشته باشند. این اپلیکیشن، از برنامه کارمندان آگاه است و محل نشستن آنها را در ملاقات‌ها پیشنهاد دهد. همچنین، کارمندان می‌توانند از این اپلیکیشن برای رزرو اتاق‌های ملاقات، سفارش غذا و هدایت شدن به ساختمان استفاده کنند.
در ادارات هوشمند، مشکلات متداولی مانند تمام شدن کاغذ چاپگر یا پیدا نکردن یک همکار وجود نخواهند داشت؛ زیرا نرم‌افزار می‌تواند همه موضوعات مهم را به مدیریت ساختمان هشدار دهد.
با استفاده از این فناوری، امکان ردیابی و تعیین موقعیت کارمندان، برای همکاران و روسای آنها فراهم می‌شود.