بسیاری از کارآفرینان ایده های جذابی در مورد راه اندازی کسب و کار دارند با این حال در مقام اجرای آنها با مشکلات زیادی مواجه می شوند. یکی از این موانع فضای فیزیکی برای استقرار است. اجاره دفتر کار در شهری مثل تهران بسیار بالا است. به خاطر همین هزینه‌های سرسام‌آور است که بسیاری از کارآفرینان کهنه‌کار به کارآفرینان تازه‌کار توصیه می‌کنند که در ابتدای راه‌اندازی کسب و کار زیر بار این هزینه‌ها نروند و کار خود را بدون اجاره دفتر کار آغاز کنند. به هر حال هزینه اجاره دفتر کار نباید مانع کارتان شود چون ایده ها بدون هزینه های هنگفت هم عملی می شوند؛ تا به حال به این فکر کرده اید که راه اندازی یک کسب کار و اجاره یک دفتر چه مقدار هزینه دارد؟ اجاره دفتر کار، راه‌اندازی و چرخاندن آن یکی از پرهزینه‌ترین مراحل راه‌اندازی یک کسب و کار جدید است. این هزینه‌ها شامل اجاره ماهیانه دفتر، خرید میز و صندلی، تهویه، تجهیزات اداری، اینترنت و غیره است.
خبر خوب اینکه برای گرفتن دفتر کار در تهران ، کارآفرینان و صاحبان مشاغل مدرن انتخاب های متعددی پیش روی خود دارند. آن ها می توانند از دفتر کار سنتی و همچنین دفتر کار نسبتاً جدی از جمله فضای کاری اشتراکی و دفاتر مجازی، استفاده کنند.
در این مقاله دو مفهوم جدید فضای کار اشتراکی و دفتر کار مجازی را به عنوان راه حلی برای راه اندازی دفتر کار در تهران را شرح می‌دهیم.
منظور از فضای کار اشتراکی چیست؟
فضای کار اشتراکی یا کوورکینگ جایی است که به عنوان فضایی برای کار از آن استفاده می شود و تیم ها در یک محیط مشترک فعالیت خود را انجام می دهند.
کسانی که به‌طور همیشگی یا موقتی دورکاری می‌کنند، کارآفرین‌ها، استارتاپ‌هایی که توان تهیه‌ی دفتر اختصاصی ندارند، افراد خویش‌فرما و... همگی می‌توانند برای کار کردن در یک محیط حرفه‌ای روی فضای کار اشتراکی حساب کنند. در فضای کار اشتراکی امکانات زیادی در اختیارتان قرار می‌گیرد و محدودیت‌های کار در خانه، کافه و ... هم پیش‌رویتان نیست.
انواع مختلفی از عضویت و گزینه‌های متفاوتی برای ارائه خدمات در فضاهای کار اشتراکی وجود دارد و شما براساس شرایطی که دارید می‌توانید یکی‌شان را انتخاب کنید.
استفاده از فضای کار اشتراکی واقعا مقرون به‌صرفه است و با هزینه‌های اجاره‌ی دفتر کار و... اصلا قابل مقایسه نیست.کار کردن در فضای کار اشتراکی به شما احساس تعلق به گروه را می‌دهد و همین موضوع کمک می‌کند هدفمندتر و باانگیزه‌ی بیشتری کار کنید. تحقیقات نشان می‌دهند بازدهی کارکنان در فضای کار اشتراکی از کارکنان فضاهای کاری سنتی خیلی بیشتر است.
در فضای کار اشتراکی می‌توانید درصورت نیاز از تخصص‌های سایر کاربران هم استفاده کنید و برای پیشبرد کارهایتان رویشان حساب کنید. در تهران هم مراکز زیادی وجود دارد که فضای اشتراکی در اختیار شما قرار می‌دهد.
دفتر کار مجازی جایگزین دفتر کار در تهران
به علت هزینه بالای اجاره دفتر کار و همینطور به علت امکانات بیشرتری که دفتر مجازی می‌دهد این روزها کارآفرین ها برای راه اندازی کسب و کار جدید، دفتر کار مجازی را به دفتر کار سنتی ترجیح می‌دهند. دفاتر کار مجازی از فضاهای کار اشتراکی هم ارزان تر و به صرفه تر هستند.
نیاز به داشتن دفتر کار حضوری برای مدیریت یک کسب و کار روز به روز کمرنگ‌تر و کمرنگ‌تر می‌شود. بیشتر کارآفرین ها وقتی یک کسب و کار جدید راه‌اندازی می‌کنند، بلافاصله سراغ اینترنت می‌روند، مشتری پیدا می‌کنند و کار خود را شروع می‌کنند. این خیلی خوب است که سریع دست به عمل بزنیم. اما این هم مهم است که تصویری حرفه ای از خود و کسب و کارمان در ذهن مشتری ایجاد کنیم. برای حرفه ای بودن آیا حتماً به دفتر کار حضوری نیاز است؟
دفاتر کار مجازی کاملاً متفاوت از فضای کار مشترک هستند، زیرا موجودیت مجازی دارند با این وجود هنگام اجاره دفتر مجازی، چیزهای زیادی در ارتباط با دفتر واقعی خواهید داشت از جمله آدرس فیزیکی و پذیرش و خدمات پاسخگویی تماس و همینطور فکس اینترنتی. دفاتر کار مجازی راه حل مناسبی برای کارآفرینانی هستند که قصد اداره کسبو کار را از منزل داشته و نمی خواهند از آدرس منزل خود به عنوان آدرس کار استفاده کنند. همچنین گزینه فوق العاده ای برای فریلنسرها یا افراد حرفه ای است که دائماً در حال جابجایی هستند.
دفتر کار مجازی نقش یک کال سنتر (مرکز تماس) را برای کسب و کار شما می‌تواند بازی کنند و به راحتی می‌توانید تماس‌های کاری خودر را با آن مدیریت کنید.
دفاتر کار مجازی راه حل بسیار منعطفی هستند چون به مکان مشخصی محدود نیستید و هر جا که باشید دفتر کار شما هم آنجاست. به عنوان کارفرما، هر کجا که می خواهید می توانید بروید و در “دفتر کار” خود باشید، فقط کافیست یک لپ تاپ و ارتباط اینترنتی داشته باشید. دفاتر کار مجازی به شما امکان مدیریت تیمی از کارکنان از راه دور را می دهند. کارکنان مدرن اغلب به دنبال این انعطاف پذیری هستند، بنابراین اینگونه می توانید به افراد با استعداد بیشتری دسترسی داشته باشید.
با کمک دفتر کار مجازی و همینطور فضای کار اشتراکی اکنون داشتن دفتر کار در تهران از هر زمان دیگری آسان تر شده است.