گوگل قابلیت امضای الکترونیکی (eSignature) را اوایل امسال برای Google Docs معرفی کرد، که به کاربران این امکان را می‌دهد که امضای قراردادهای رسمی را درخواست کرده، پیگیری کنند و به آنها اضافه کنند. حالا این قابلیت گسترش پیدا کرده و امکان درخواست امضای الکترونیکی روی فایل‌های PDF ذخیره شده در Google Drive را نیز فراهم می‌کند.
برای کسانی که آشنایی ندارند، امضای الکترونیکی (eSignature) معادل دیجیتال امضای دستی است. این ویژگی می‌تواند برای امضای مدارک سریع‌تر و راحت‌تر از روشهای کاغذی سنتی استفاده شود.
قابلیت‌های امضای الکترونیکی گوگل
از جمله ویژگی‌های مختلف، قابلیت امضای الکترونیکی گوگل به شما اجازه می‌دهد که امضاهای مورد نظر را از چندین کاربر، از جمله کسانی که از Gmail استفاده نمی‌کنند، درخواست کنید. شما می‌توانید وضعیت امضاهای در انتظار را مشاهده کرده، قراردادهای تکمیل شده را پیدا کنید، الگوهای قرارداد را نگهداری کنید تا درخواست‌های امضای الکترونیکی متعددی را شروع کنید، و تاریخچه قراردادهای تکمیل‌شده را پیاده سازی کنید.
امضای الکترونیکی در فایل‌های PDF در Google Drive
شرکت گوگل توضیحات بیشتری ارائه کرد مبنی بر اینکه این قابلیت افزوده شده به Google Drive از فیلدهای سفارشی مانند شماره تلفن، عنوان شغلی، نام شرکت و موارد دیگر پشتیبانی می‌کند. پس از دریافت درخواست، می‌توانید از کامپیوتر یا دستگاه موبایل خود یک قرارداد را امضا کنید.
مدیران Workspace می‌توانند از طریق Google Admin Console قابلیت امضای الکترونیکی را فعال یا غیرفعال کنند. آنها می‌توانند تغییرات را برای واحد سازمانی خاصی، مانند یک بخش یا یک تیم، اعمال کنند. توجه داشته باشید که پس از درخواست امضای الکترونیکی، فایل PDF قفل می‌شود و نمی‌توانید آن را تغییر دهید. با این حال، می‌توانید فایل را در Drive سازماندهی کنید، برای مثال اگر بخواهید مکانش را تغییر دهید.
گسترش تدریجی قابلیت امضای الکترونیکی
گوگل پشتیبانی از امضای الکترونیکی برای فایل‌های PDF را بطور تدریجی به کاربران ارائه می‌دهد. این قابلیت برای برخی از سطوح Google Workspace در دسترس است، از جمله:
- Business (Standard/Plus)
- Enterprise (Starter/Standard/Plus)
- Essentials و Enterprise Essentials Plus
- Education Plus
- و همچنین برای مشترکین انفرادی
به گفته گوگل، این قابلیت در حدود دو هفته طول خواهد کشید تا به تمام کاربران واجد شرایط برسد.
ویژگی‌های جدید در Google Drive
این قابلیت به مجموعه ویژگی‌های جدیدی که گوگل برای Google Drive توسعه داده اضافه می‌شود. در بروزرسانی‌های اخیر، این شرکت:
- نسخه بتا جدید Google Drive را برای کامپیوترهای Windows با پردازنده ARM عرضه کرد.
- امکان مهاجرت داده‌های OneDrive به Google Drive را برای مدیران فراهم کرد.
- قابلیت محدود کردن دسترسی به پوشه‌های اشتراکی را اضافه کرد.
گوگل همچنان در حال اضافه کردن ویژگی‌های بیشتر به Google Drive است و این بروزرسانی‌ها تجربه کاربران این سرویس را بهتر و کارآمدتر می‌کند.