اشتراک‌گذاری فایل بخش مهمی از کارهای امروزی است. طبق گفته مایکروسافت، هر ماه بیش از ۱.۲ میلیارد نفر از پنجره اشتراک‌گذاری فایل در Microsoft 365 استفاده می‌کنند. برای اینکه این تجربه ساده‌تر، ایمن‌تر و هوشمندانه‌تر شود، مایکروسافت چندین بهبود و قابلیت جدید مانند لینک‌های اصلی (hero links)، ارتقای امنیت، به‌روزرسانی گروهی مجوزها و موارد دیگر را ارائه می‌دهد.
اکنون هر فایل در Microsoft 365 یک لینک اصلی (hero link) واحد دارد که دسترسی به فایل را کنترل می‌کند. فرقی نمی‌کند لینک را از نوار آدرس مرورگر کپی کنید، روی گزینه “Copy Link” کلیک کنید یا فایل را به ایمیل پیوست کنید؛ در هر حالت همان لینک اصلی را دریافت می‌کنید تا اشتراک‌گذاری ساده‌تر شود. ویرایش لینک‌های موجود نیز راحت‌تر شده: می‌توانید با یک کلیک به همه افراد سازمان خود دسترسی بدهید یا فقط به کسانی که مستقیماً اضافه کرده‌اید اجازه دسترسی بدهید. این تغییر به شما کمک می‌کند اگر لینکی با دسترسی اشتباه قبلاً ارسال شده، به راحتی آن را اصلاح کنید.
رابط کاربری جدید اشتراک‌گذاری در Microsoft 365
در مورد امنیت، لینک‌های اصلی فقط به افرادی که قبلاً به سند اضافه شده‌اند اجازه دسترسی می‌دهند. اگر افراد جدیدی را به سند اضافه کنید، رابط جدید اشتراک‌گذاری افراد خارج از سازمان شما را برچسب‌گذاری می‌کند. البته مدیران IT می‌توانند این رفتار پیش‌فرض را بر اساس نیازهای شرکت خود تنظیم کنند. همچنین حالا کنترل‌هایی وجود دارد که تعیین می‌کند چه کسی می‌تواند افراد جدید اضافه کند یا تنظیمات دسترسی را تغییر دهد.
رابط کاربری جدید اشتراک‌گذاری در Microsoft 365
تنظیمات دسترسی بیشتر شامل امکان به‌روزرسانی مجوزهای چند نفر به صورت همزمان، ایجاد لینک‌های اشتراک‌گذاری اضافی برای کنترل دقیق‌تر، تغییر نام لینک و قابلیت‌های دیگر است.
رابط کاربری جدید اشتراک‌گذاری در Microsoft 365
Copilot هم اکنون در رابط کاربری اشتراک‌گذاری یکپارچه شده است. شما می‌توانید از هوش مصنوعی بخواهید خلاصه‌ای کوتاه از سند تهیه کند و آن را در ایمیل خود قرار دهید. در مورد ایمیل هم، اکنون می‌توانید مشخص کنید که آیا گیرنده درباره فایل به اشتراک‌گذاشته شده اطلاع‌رسانی شود یا خیر.
تمام این بهبودها در رابط کاربری اشتراک‌گذاری، اواخر سال ۲۰۲۵ به Microsoft 365 اضافه می‌شوند. مایکروسافت اطلاعات بیشتری درباره این به‌روزرسانی را در ادامه سال جاری منتشر خواهد کرد.