مجموعه نرم‌افزاری Microsoft 365 بخش مهمی از هر سازمانی است که تصمیم گرفته برای رفع نیازهایش از فناوری‌های مایکروسافت استفاده کند. به همین دلیل، برای شرکت ردموندی (مایکروسافت) بسیار مهم است که قابلیت‌های ابزارهای خود را به‌روزرسانی کند تا مشتریان فعلی خود را حفظ کرده و مشتریان جدید جذب کند. حالا مایکروسافت دقیقاً همین کار را با افزودن یک قابلیت جدید و بسیار کاربردی به برخی از برنامه‌هایش انجام داده است.
مایکروسافت اعلام کرده که اکنون بینندگان فایل‌های Excel، PowerPoint یا Word در نسخه وب می‌توانند به صورت مستقیم درخواست دسترسی ویرایش به آن فایل را ارسال کنند. قبلاً کاربران مجبور بودند برای این کار از راه‌های غیرمستقیم استفاده کنند. یکی از این روش‌ها این بود که فایل فقط-خواندنی را دانلود کرده، تغییرات را در یک نسخه کپی انجام دهند و سپس دوباره آن را به اشتراک بگذارند؛ روش دیگر این بود که به طور دستی با مالک فایل تماس بگیرند و از او بخواهند دسترسی ویرایش را بدهد. مایکروسافت به درستی پذیرفته که این روش‌ها بسیار وقت‌گیر و پیچیده هستند، به همین دلیل حالا گزینه‌ای برای درخواست مستقیم دسترسی ویرایش به برنامه‌های تحت وب خود اضافه کرده است.
افزوده شدن گزینه جدید درخواست دسترسی ویرایش در پاورپوینت نسخه وب
برای استفاده از این قابلیت، کاربران باید مراحل زیر را انجام دهند:
- فایل Excel، Word یا PowerPoint را در نسخه وب باز کنید.
- روی آیکون Viewing در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید.
- گزینه Request more access را انتخاب کنید.
- بسته به نیاز خود، گزینه Ask to edit یا Ask to review را انتخاب کنید.
- به صورت اختیاری می‌توانید یادداشتی هم برای مالک فایل بنویسید؛ این یادداشت می‌تواند توضیحی درباره دلیل نیاز شما به دسترسی بیشتر باشد.
- روی ارسال (send) کلیک کنید.
سپس مالکان فایل یک ایمیل دریافت می‌کنند که درخواست تغییر دسترسی به همراه یادداشت اختیاری شما در آن قرار دارد و می‌توانند مستقیماً از داخل همان ایمیل درخواست را قبول یا رد کنند. اگر مالک فایل درخواست را قبول کند، درخواست‌کننده می‌تواند فایل را رفرش کند تا از دسترسی بیشتر بهره‌مند شود.
با این حال، مایکروسافت هشدار داده که اعمال تغییر دسترسی ممکن است در اسناد بزرگ یا پیچیده، یا فایل‌هایی که نویسندگان زیادی دارند، کمی طول بکشد تا انجام شود. همچنین این قابلیت در نمای کلاسیک (Classic View) ورد تحت وب پشتیبانی نمی‌شود. اما برای همه کاربران سازمانی Microsoft 365 که اتصال اینترنت پایدار دارند و فایل موردنظرشان روی OneDrive یا SharePoint قرار دارد، این قابلیت فعال است.