با توجه به اینکه این فایل‌ها معمولاً حاوی اطلاعات
حساس شرکتی هستند، باید همیشه اطلاعات به صورت رمزنگاری شده روی آنها ذخیره
شود تا از دسترس دیگران دور نگه داشته شود.
نکته شماره یک: موبایل‌ها و ابزارهای همراه کارمندان را امن کنید
به
گزارش ایتنا به نقل از نگهبان،تلفن‌های همراه و ابزارهای الکترونیک پرتابل
کارمندان باعث افزایش خلاقیت و بهره وری آنها می‌شوند. اما همین ابزارها
می‌توانند باعث بروز خطرات امنیتی گردند. تنها کافی است که ایمیل کاری بر
روی این وسایل تنظیم شود، اجازه اتصال به شبکه وای فای شرکت را بیابند، یا
اینکه اطلاعات مهمی روی آنها کپی شود. حالا دیگر گم شدن یا سرقت آنها، شما
را با یک حفره امنیتی بزرگ روبرو خواهد کرد.
مدیران انفورماتیک در
هر شرکت باید همواره اطلاع و اطمینان داشته باشند که همه کارمندان از تمامی
امکانات امنیتی ممکن برای سیستم عامل وسایل پرتابلشان، به طور کامل بهره
می‌برند. سه قابلیت امنیتی اصلی که حتماً باید استفاده شوند، عبارتند از:
حفاظت با رمزعبور یا PIN، رمزنگاری اطلاعات و امکان پاک کردن اطلاعات از
راه دور.
اکثر تلفن‌های همراه هوشمند جدید این قابلیت‌ها را دارند و یا به آسانی با هزینه کمی می‌توان آنها را به موبایل کارمندان اضافه کرد
نکته شماره دو: لپ‌تاپ‌ها و کول دیسک‌های کارمندان را رمزگذاری کنید
تمامی
کارمندان صرف نظر از موقعیت شغلی یا نوع اطلاعاتی که روی لپ‌تاپ‌های شأن
نگهداری می‌کنند، باید این اطلاعات را به صورت رمزنگاری شده ذخیره کنند. در
صورتی که همه اطلاعات روی لپ‌تاپ‌ها به صورت رمزنگاری نگهداری شوند، هرگاه
کارمندی لپ‌تاپش گم شده یا به سرقت رود، کلیه فایل‌ها، اطلاعات کاری،
رمزهای عبور و تاریخچه اینترنت گردی وی دور از دسترس افراد غیر مجاز خواهند
بود.
اغلب کارمندان معمولاً برای جابجایی و نگهداری فایل از کول
دیسک استفاده می‌کنند. با توجه به اینکه این فایل‌ها معمولاً حاوی اطلاعات
حساس شرکتی هستند، باید همیشه اطلاعات به صورت رمزنگاری شده روی آنها
ذخیره شود تا از دسترس دیگران دور نگه داشته شود.
نکته شماره ۳: امنیت شبکه های وای فای را به دقت کنترل کرده و از شبکه های مطمئن استفاده کنید
بسیاری
از شرکت‌ها شبکه های بی‌سیم در اختیار کارمندان راه دورشان می‌گذارند.
باید مواظب بود که شبکه و روتر مورد استفاده کارمندان در خانه و دفاتر
اداری حتماً با استانداردهای WPA و WPA۲ رمزنگاری شده باشد.
به
گزارش ایتنا به نقل از نگهبان، مدیران شبکه ادارات هم باید دقت کنند که
تنظیمات WPA و WPA۲ همیشه به صورت Enterprise یا سازمانی پیکربندی شده
باشند و از تنظیمات ساده کاربر خانگی یا PSK استفاده نکنند. استفاده از
حالت سازمانی، به مدیر اجازه می‌دهد تا تنظیمات لازم برای نام‌های کاربر و
رمزهای عبور اختصاصی برای هر کارمند را انجام دهد.
کارمندانی هم که
به صورت سیار کار می‌کنند یا مرتباً در سفر هستند، معمولا به شبکه های
عمومی و رایگان اینترنت برای ارسال ایمیل‌هایشان متصل می‌شوند. باید به
آنها آموزش داد که از برنامه‌ها یا سرویس‌هایی همچون اوت لوک و جی میل
استفاده کنند که امکان ارتباط امن را با رمزگذاری SSL فراهم می‌کنند.
نکته شماره ۴: از فایل‌ها و فولدرهای حاوی اطلاعات شرکتی مرتباً پشتیبان بگیرید
میخواهید
شما هم مانند بسیاری از تشکیلات اداری و اقتصادی بزرگ، ۲۰۱۱ را سال بدون
اطلاعات مفقود شده بنامید؟ پس حواستان باشد که درایوها یا کامپیوترها
می‌توانند بمیرند، دزدیده شوند، به راحتی گم شوند و حتی در آتش بسوزند.
اطلاعات هم ممکن است دزدیده شوند، گم شوند یا اینکه خراب شوند.
برای اینکه اطلاعات ارزشمندتان را تحت هیچ شرایطی از دست ندهید، باید همیشه نسخه پشتیبان مناسبی از آنها در اختیار داشته باشید.
در
بسیاری از شرکت‌ها، بیشترین اطلاعات مهم در برنامه های مدیریت ایمیلی چون
اوت لوک قرار دارد که بین کارمندان رد و بدل می‌شود. همیشه از اطلاعات رد و
بدل شده در ایمیل‌های اداری کارمندان که روی سرور شرکت قرار دارند، نسخه
پشتیبان به روزی داشته باشید. در صورت امکان، پشتیبان گیری از فولدرهای اوت
لوک کامپیوترهای کارمندان هم گزینه مناسبی در افزایش امنیت اطلاعات است.
بهتر
است که مدیران شبکه همیشه به دنبال برنامه ریزی روشهای پشتیبان گیری
باشند که هیچ نیازی به دخالت کاربران در روند کار نباشد. اگر بتوانید نقشه
ای برای پشتیبان گیری طراحی و اجرا کنید که به صورت خودکار و بر روی یک
سیستم مرکزی انجام گیرد، تا حد بسیار زیادی در زمان خود و دیگر کارمندان
صرفه جویی کرده‌اید.
تاکید همیشگی نگهبان را هم از یاد نبرید، نگهداری امن و مطمئن نسخه های پشتیبان، همیشه مهم‌تر و سخت‌تر از تهیه آنها است.