مایکروسافت ۳۶۵ (Microsoft 365) سال‌ها بخشی آشنا از زندگی دیجیتال یک خانواده پنج‌نفره بود، اما این پرسش مطرح شد که آیا واقعاً به تمام این بسته نیاز دارند. کاربران با کارهای متفاوت از برنامه‌های مختلف استفاده می‌کردند و تصمیم گرفته شد به‌جای تمدید خودکار اشتراک، گزینه‌های جایگزین بررسی شوند. نکته غافلگیرکننده این نبود که جایگزینی برای برنامه‌های محبوب پیدا شود؛ بلکه مشخص شد کدام بخش از این مهاجرت بیشترین تلاش را می‌طلبد.
OnlyOffice جایگزین ابزارهای اداری شد
جایگزینی Word، Excel و PowerPoint برای این خانواده چالش بزرگی نبود. OnlyOffice توانست کارهای روزمره مانند نوشتن سند، مدیریت صفحه‌گسترده و ساخت ارائه‌های گاه‌به‌گاه را بدون پیچیدگی انجام دهد. مزیت اصلی، رابط کاربری آشنا بود؛ چون ساختار آن شبیه Microsoft Office است، اعضای خانواده لازم نبود روش کاری کاملاً جدیدی بیاموزند.
OnlyOffice از قالب‌های رایج مایکروسافت آفیس مانند DOCX، XLSX و PPTX پشتیبانی می‌کند. بنابراین فایل‌های موجود بدون تبدیل اولیه باز و ویرایش می‌شدند. البته این برنامه جایگزین کاملی برای همه قابلیت‌های پیشرفته Microsoft Office نیست؛ کاربرانی که از توابع پیچیده Excel، قالب‌بندی‌های تخصصی اسناد یا ابزارهای ویژه استفاده می‌کنند ممکن است محدودیت‌هایی ببینند. اما برای نیازهای روزمره این خانواده، تفاوت‌ها مسئله مهمی نبود.
Joplin خانه‌ای ساده برای یادداشت‌ها
یادداشت‌ها بخش دیگری از زندگی دیجیتال روزمره بود که به خانه جدیدی نیاز داشت. Joplin گزینه‌ای عملی نشان داد. امکان ساخت دفترچه‌های جداگانه برای موضوعات مختلف وجود داشت و همین یافتن اطلاعات را آسان‌تر می‌کرد. Joplin از Markdown هم پشتیبانی می‌کند، اما هیچ‌کس در خانواده برای شروع یادداشت‌برداری ساده نیازی به یادگیری آن نداشت.
مزیت دیگر این بود که Joplin متن‌باز (Open Source) است و روی چندین پلتفرم در دسترس قرار دارد. این انعطاف باعث می‌شد دسترسی به یادداشت‌ها وابسته به یک سرویس اختصاصی دیگر نباشد. برای این خانواده، Joplin به‌اندازه کافی ساده بود تا بدون ایجاد منحنی یادگیری تازه، در روال روزانه جای بگیرد.
Nextcloud جایگزین OneDrive شد؛ چالش پنهان اشتراک‌گذاری خانوادگی
جایگزینی OneDrive با Nextcloud جایی بود که کار پیچیده شد. برخلاف برنامه‌های اداری، فضای ذخیره‌سازی ابری باید بی‌صدا در پس‌زمینه کار کند. خانواده انتظار داشت فایل را روی یک دستگاه ذخیره کند و بدون فکر کردن به فرایند، از دستگاه دیگری به آن دسترسی داشته باشد. بازسازی این راحتی با Nextcloud بیش از حد انتظار زمان برد.
راه‌اندازی اولیه پایان کار نبود. زمان‌هایی صرف پیکربندی Nextcloud و هماهنگ کردن آن با خواسته‌ها شد. چیزهای بیشتری برای درک و مدیریت وجود داشت تا فقط ورود به OneDrive و سپردن همگام‌سازی (Sync) به آن. چون این تنظیمات برای خانواده‌ای پنج‌نفره انجام می‌شد، باید فراتر از حساب شخصی هم فکر می‌شد.
اشتراک‌گذاری خانوادگی چالش پنهان اصلی بود. کافی نبود که فقط یک نفر به فایل‌هایش دسترسی داشته باشد؛ همه باید راهی ساده برای دسترسی به فایل‌های خود و اشتراک‌گذاری آنچه دیگران نیاز داشتند می‌داشتند. مدیریت حساب‌ها، مجوزها (Permissions) و پوشه‌های اشتراکی لایه دیگری از کار را به این مهاجرت اضافه کرد.
اینجا بود که تفاوت میان یک سرویس ابری و یک راهکار خودمیزبان (Self-Hosted) آشکار شد. Nextcloud کنترل بیشتری می‌داد، اما این کنترل مسئولیت هم داشت. نمی‌شد فرض کرد همه‌چیز بدون توجه به تنظیمات، به‌روزرسانی‌ها و پشتیبان‌گیری‌ها (Backups) به کار خود ادامه می‌دهد.
بازگشتی به مایکروسافت ۳۶۵ نیست
پس از انتقال خانواده به OnlyOffice، Joplin و Nextcloud، بازگشت به Microsoft 365 نزدیک به نظر نمی‌رسد. این انتقال بی‌نقص نبود و راه‌اندازی Nextcloud به شکلی که می‌خواستند بیش از حد انتظار زمان برد. اما تجربه نشان داد خانواده واقعاً چه چیزی از نرم‌افزارهایش می‌خواهد.
هر خانواده‌ای نمی‌خواهد یک راهکار خودمیزبان را مدیریت کند و این کاملاً قابل درک است. راحتی مایکروسافت را نمی‌توان نادیده گرفت. با این حال، برای این خانواده تلاش بیشتر ارزش کنترل بیشتر بر ابزارها و داده‌ها را دارد. مشکل Word نبود؛ چالش واقعی جایگزینی راحتی کل این اکوسیستم بود.