بر اساس گزارش XDA Developers، قابلیت‌های هوشمند گوگل درایو (Google Drive) تنها به نام فایل‌ها بسنده نمی‌کنند و برای ارائه خدماتی مانند خلاصه‌سازی و پاسخ به پرسش‌ها، محتوای داخل اسناد را پردازش می‌کنند. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که بدانیم تنظیمات گسترده‌تر ویژگی‌های هوشمند گوگل می‌تواند از محتوا و فعالیت کاربر در سراسر Workspace برای شخصی‌سازی استفاده کند.
چرا ویژگی‌های هوشمند به محتوای فایل‌ها نیاز دارند؟
اگر از Gemini بخواهید مهلت پرداخت در یک قرارداد را پیدا کند یا گزارشی را خلاصه کند، این ابزار باید متن داخل سند را پردازش کند؛ نام فایل به‌تنهایی اطلاعاتی درباره تعهدات یا محتوای گزارش ارائه نمی‌دهد. به گفته گزارش، گوگل درایو پیش از افزوده شدن Gemini نیز متن داخل فایل‌ها را جست‌وجو می‌کرد؛ نکته اصلی این است که این اطلاعات چگونه فراتر از یافتن سند موردنظر استفاده می‌شود.
دامنه تنظیمات حریم خصوصی Workspace
کنترل‌های ویژگی‌های هوشمند Workspace شامل جست‌وجوی شخصی‌سازی‌شده، پیشنهاد فایل و کمک Gemini، از جمله ارجاع به فایل‌های Drive از داخل Gmail، می‌شود. این دامنه در چند اپلیکیشن زیر یک تنظیم واحد گسترده شده است. گزارش تأکید می‌کند که عنوان «ویژگی‌های هوشمند» (Smart Features) ممکن است برای توضیح این سطح از دسترسی کافی نباشد، زیرا کاربر ممکن است آن را صرفاً گزینه‌ای برای بهبود رابط کاربری تلقی کند.
تفاوت خلاصه‌سازی یک سند و شخصی‌سازی گسترده
به باور گزارش، میان درخواست از دستیار برای خلاصه کردن یک سند مشخص و موافقت با شخصی‌سازی گسترده در سرویس‌های مورد استفاده تفاوت وجود دارد. کاربر می‌تواند خلاصه‌سازی یک گزارش را مفید بداند، اما نخواهد همین ترتیب برای همه فایل‌های ذخیره‌شده‌اش اعمال شود. از این رو، کنترل‌هایی که این دو تصمیم را از هم جدا کند اهمیت دارد.
وعده‌های حریم خصوصی و محدودیت‌های غیرفعال‌سازی
گوگل اعلام کرده است که Gemini در Workspace بدون اجازه، از محتوای خصوصی کاربر برای آموزش مدل‌های هوش مصنوعی مولد استفاده نمی‌کند. با این حال، گزارش این سیاست را به‌عنوان تنها مبنای ارزیابی نحوه کار همه بخش‌های سیستم نمی‌پذیرد و بر حق کاربر برای مخالفت با پردازش اسناد در قابلیت‌هایی که نمی‌خواهد تأکید می‌کند.
کاربران می‌توانند در رایانه خود به مسیر Settings -> Privacy -> Manage Workspace smart feature settings بروند و کلیدهای جداگانه‌ای برای ویژگی‌های هوشمند در Google Workspace و سایر محصولات گوگل پیدا کنند. اما غیرفعال کردن این تنظیمات همه پردازش‌های محتوایی را متوقف نمی‌کند؛ Drive همچنان برای جست‌وجوی عادی و امنیت، محتوا را پردازش می‌کند و به گفته گوگل، آموخته‌های بهبودهای پیشین ویژگی‌های هوشمند ممکن است پس از انصراف کاربر باقی بماند.
جایگزین‌ها: میزبانی شخصی و سرویس ابری دیگر
گزارش برای کاربرانی که با این سطح از دسترسی راحت نیستند، میزبانی شخصی (Self-Hosting) را به‌عنوان گزینه‌ای عملی مطرح می‌کند. نمونه ذکرشده، اجرای Nextcloud روی یک لپ‌تاپ قدیمی به‌عنوان سرور فایل خانوادگی است که حساب‌های جداگانه، پوشه‌های اشتراکی و دسترسی از گوشی و مرورگر را فراهم می‌کند. اجرای مشابه روی یک NAS سازگار نیز امکان‌پذیر است.
لزومی ندارد همه فایل‌ها یک‌جا منتقل شوند؛ Google Drive می‌تواند برای اشتراک‌گذاری کاری باقی بماند و اسناد شخصی روی سرور خودی نگهداری شود. با این حال، امنیت سرور به مسئولیت کاربر تبدیل می‌شود: نصب به‌روزرسانی‌ها، فعال‌سازی احراز هویت دو مرحله‌ای (Two-Factor Authentication)، نگهداری پشتیبان‌های جداگانه و پرهیز از قرار دادن سرور مستقیماً روی اینترنت بدون ایمن‌سازی دسترسی از راه دور. گزارش به استفاده از Tailscale برای محدود کردن دسترسی سرور Nextcloud به دستگاه‌های شبکه خصوصی اشاره می‌کند.
برای کسانی که سرویس میزبانی‌شده را ترجیح می‌دهند، گزارش iCloud را به دلیل تفاوت مدل کسب‌وکار اپل و گوگل جایگزین محتاطانه‌تری می‌داند. به باور نویسنده، تمرکز اپل بر فروش سخت‌افزار و خدمات با ترجیحات او سازگارتر است، در حالی که وابستگی گوگل به تبلیغات انگیزه بیشتری برای شناخت کاربران ایجاد می‌کند و گسترش هوش مصنوعی نیز دلیل دیگری برای احتیاط در استفاده از اطلاعات است.