مایکروسافت 365 محبوب است، اما پرداخت هزینه برای آن تنها راه انجام کارهای اداری نیست. جایگزین‌های متعددی وجود دارند و برخی از آن‌ها ابزارهای کافی برای استفاده روزمره را در اختیار کاربر قرار می‌دهند. نویسنده یک وب‌سایت فناوری برای ارزیابی اینکه کدام گزینه واقعاً ارزش تغییر دارد، یک ماه چهار مجموعه اداری (Office Suite) را آزمایش کرده است. او تجربه استفاده، امکانات ارائه‌شده و امکان استفاده منظم از هر کدام را بررسی کرده و در نهایت یک گزینه را متمایز دانسته است.
LibreOffice؛ قدرتمند با ظاهری سنتی
LibreOffice نخستین مجموعه اداری آزمایش‌شده بود و نخستین نکته‌ای که جلب توجه کرد، رابط کاربری سنتی آن بود. منوها، نوارهای ابزار و چیدمان کلی، نرم‌افزارهای دسکتاپ کلاسیک را به یاد می‌آورد. این مجموعه ظاهر مدرن برخی گزینه‌های جدیدتر را ندارد، اما پس از عادت کردن به چیدمان، پیمایش در آن آسان بود.
نویسنده کار را با Writer برای نوشتن روزمره آغاز کرد و سپس Calc و Impress را برای صفحه‌گسترده و ارائه بررسی کرد. هر سه برنامه ابزارهای فراوانی برای کار روزمره داشتند؛ از قالب‌بندی اسناد و کار با فرمول‌ها گرفته تا ساخت نمودار و آماده‌سازی ارائه، بدون نیاز به نرم‌افزار اضافی. سطح کنترل تنظیمات نیز از نقاط قوت LibreOffice بود و امکان کار با فایل‌ها بدون اتکا به اتصال اینترنت وجود داشت. این نرم‌افزار از طیف گسترده‌ای از قالب‌های فایل، از جمله قالب‌های Microsoft Office، پشتیبانی می‌کند.
WPS Office؛ نزدیک‌تر به مایکروسافت آفیس
WPS Office تجربه‌ای متفاوت از LibreOffice ارائه داد، زیرا رابط کاربری آن به Microsoft Office نزدیک‌تر بود. چیدمان ریبون (Ribbon)، منوهای آشنا و اسناد زبانه‌دار (Tabbed Documents) جابه‌جایی میان فایل‌ها را بدون باز کردن پنجره‌های متعدد آسان می‌کرد. نویسنده بیشترین زمان را با Writer، Spreadsheets و Presentation گذراند و این برنامه‌ها نیازهای اداری معمول او را پوشش دادند. وجود ابزارهای PDF در همان مجموعه نیز مزیت محسوب می‌شد؛ باز کردن اسناد، ویرایش سریع و مدیریت PDF بدون جابه‌جایی میان برنامه‌های مختلف راحت‌تر بود.
WPS Office قالب‌های آماده زیادی نیز ارائه می‌دهد که هنگام ساخت سند یا ارائه از ابتدا مفید است. تجربه کلی polished و برای کسی که از Microsoft Office می‌آید آشناست. با این حال، برخی قابلیت‌ها پشت طرح پرداختی قفل شده‌اند و عناصر تبلیغاتی گاهی تجربه روان را مختل می‌کنند. این موارد مجموعه را غیرقابل استفاده نمی‌کند، اما در طول آزمایش قابل توجه بود.
FreeOffice؛ ساده و متمرکز بر نیازهای پایه
FreeOffice سومین مجموعه اداری آزمایش‌شده بود و سادگی آن نظر نویسنده را جلب کرد. این مجموعه توسط SoftMaker توسعه یافته و شامل TextMaker برای اسناد، PlanMaker برای صفحه‌گسترده و Presentations برای نمایش اسلاید است. این سه برنامه نیازهای پایه را پوشش می‌دهند بدون اینکه تجربه را به‌طور غیرضروری پیچیده کنند.
نویسنده بیشترین زمان را در TextMaker گذراند و با ابزارهای آشنا اسناد را نوشت و قالب‌بندی کرد. PlanMaker برای مدیریت صفحه‌گسترده مفید بود و Presentations گزینه‌های کافی برای ساخت اسلایدهای ساده ارائه داد. رابط کاربری تمیز بود و کاربر را با گزینه‌های بیش از حد غرق نمی‌کرد. رویکرد دسکتاپ‌محور نیز مزیت دیگری بود؛ امکان نصب مجموعه روی رایانه شخصی و کار با فایل‌ها بدون وابستگی به مرورگر وجود داشت. پشتیبانی از قالب‌های Microsoft Office نیز تبادل اسناد با کاربران Word، Excel و PowerPoint را آسان‌تر می‌کند.
البته FreeOffice مجموعه قابلیت محدودتری نسبت به برخی مجموعه‌های بزرگ‌تر دارد و گزینه‌های همکاری (Collaboration) نقطه قوت اصلی آن نیست. با این حال، برای کارهای اداری روزمره، به‌ویژه برای کاربرانی که تجربه ساده دسکتاپ را به یک اکوسیستم گسترده بهره‌وری ترجیح می‌دهند، گزینه‌ای عملی است.
OnlyOffice؛ گزینه‌ای که نویسنده را نگه داشت
OnlyOffice آخرین مجموعه اداری آزمایش‌شده بود و به‌سرعت به گزینه محبوب نویسنده تبدیل شد. رابط کاربری مدرن آن تمیز و آشنا بود و چیدمان ریبون یافتن ابزارهای لازم را آسان می‌کرد. برخلاف برخی جایگزین‌ها، نویسنده احساس نکرد که برای سازگاری با نرم‌افزار باید جریان کاری خود را تغییر دهد.
او بیشترین زمان را صرف آزمایش ویرایشگر سند، ویرایشگر صفحه‌گسترده و ابزارهای ارائه کرد. نکته برجسته این بود که تجربه ویرایش تا حد زیادی با آنچه در Microsoft Office استفاده می‌شد مطابقت داشت. امکان کار با اسناد، مدیریت صفحه‌گسترده‌ها و ساخت ارائه‌ها بدون احساس کمبود ابزارهای ضروری وجود داشت. OnlyOffice در آزمون‌های روزمره، قالب‌های Microsoft Office را نیز به‌خوبی مدیریت کرد.
انعطاف‌پذیری از دیگر مزیت‌های OnlyOffice بود. این مجموعه برنامه‌های دسکتاپ برای کار محلی، همراه با گزینه‌های ابری (Cloud) و خودمیزبان (Self-hosted) برای کاربرانی که همکاری یا کنترل بیشتر بر اسناد می‌خواهند ارائه می‌دهد. این ویژگی آن را برای انواع کاربران، نه فقط کسانی که کاملاً آنلاین کار می‌کنند، مفید می‌سازد.
- پلتفرم‌ها: Windows، Linux، macOS، Android و iOS
- ناشر: ONLYOFFICE
- جایگزین رایگان Microsoft Office با ویژگی‌های آشنایی نظیر Word، Excel و PowerPoint
- رابط کاربری ساده با زبانه‌ها و گزینه‌های چندپنجره‌ای
- سبک و سازگار با فایل‌های Microsoft Office
جمع‌بندی
پس از استفاده یک‌ماهه از این چهار مجموعه اداری، نویسنده نتیجه گرفته است که هر کدام چیزی مفید ارائه می‌دهند. اما برای او OnlyOffice بهترین انتخاب کلی بود؛ ابزارهای لازم را بدون پیچیده کردن کار فراهم کرد. سایر گزینه‌ها نیز بسته به نیاز کاربر ارزش آزمایش دارند. با این حال، اگر کاربر از پرداخت هزینه برای Microsoft 365 خسته شده و به دنبال گزینه‌ای متفاوت است، OnlyOffice می‌تواند انتخابی مناسب باشد و شاید به گزینه محبوب جدید او نیز تبدیل شود.