IRISPowerscan یک نرم‌افزار قدرتمند برای اسکن، دسته‌بندی و استخراج اطلاعات از اسناد کاغذی و دیجیتال است. این نرم‌افزار قادر است حجم‌های بسیار بالایی از اسناد ورودی را از هر نوع اسکنر پُرسرعت و یا دستگاه چندکاره (MFP) دریافت و پردازش کند؛ خروجی‌ها را می‌توان به‌صورت فایل‌های قابل جست‌وجو و قابل ویرایش (PDF، Word و فرمت‌های بایگانی مانند PDF/A-1b) تولید، به‌صورت فوق‌فشرده (Hyper-Compression) نگهداری و به هر سامانهٔ مدیریت اسناد، ECM یا فضای ابری موردنظر فرستاد. در یک نگاه، نرم‌افزار IRISPowerscan کاغذها را به دانش ساختارمند و قابل استفاده تبدیل می‌کند.
نرم‌افزار IRISPowerscan یک پلتفرم جامع اسکن، دسته‌بندی و استخراج داده است که برای سازمان‌هایی طراحی شده که نیاز به پردازش حجم‌های بالا، نمایه‌سازی دقیق و ارسال خودکار اسناد به سامانه‌های مختلف دارند. وجود مؤلفهٔ سرور، امکان متمرکزسازی فرایندها، توزیع بار و مدیریت کاربران را فراهم می‌آورد که این ویژگی برای پیاده‌سازی‌های سازمانی حیاتی است.
ویژگی‌ها و امکانات مهم این نرم‌افزار
● معماری ماژولار و پردازش پرسرعت: قابلیت پردازش حجم‌های بسیار بالا؛ برای نمونه، در کاربردهای تولیدی تا حدود ۱۰٬۰۰۰ سند به‌ازای هر رایانه در یک روز کاری پشتیبانی می‌شود.
● فرمت‌های خروجی متنوع: امکان تولید هم‌زمان چندین فرمت خروجی از قبیل PDF، Word و PDF/A-1b که برای بایگانی بلندمدت مناسب است.
● فشرده‌سازی فوق‌العاده (Hyper-Compression): فناوری فشرده‌سازی تصاویر و اسناد به‌گونه‌ای که حجم فایل تا ده‌ها برابر کاهش می‌یابد بدون کاهش خوانایی متن؛ این ویژگی به‌ویژه برای نگهداری و به‌اشتراک‌گذاری اسناد مفید است.
● شناسایی و دسته‌بندی سریع اسناد: تشخیص خودکار نوع سند براساس قالب‌بندی و طرح‌بندی صفحه، به‌گونه‌ای که اغلب نیازی به جداسازهای فیزیکی یا بارکدهای جداکننده نیست.
● استخراج اطلاعات و نمایه‌گذاری هوشمند: امکان نمایه‌گذاری متن، اعداد و بارکدها و نیز یادگیری مکان اطلاعات در اسناد نمونه برای استخراج خودکار داده‌ها در اسناد بعدی؛ این قابلیت فرایند اندکس‌گذاری را تسریع و خطای انسانی را کاهش می‌دهد.
● تشخیص بارکد گسترده: پشتیبانی از بیش از ۶۰ نوع بارکد و توانایی تشخیص چندین بارکد روی یک صفحه؛ محتوای بارکدها را می‌توان برای نام‌گذاری فایل یا جداسازی اسناد به‌کار برد.
● اتصال به سامانه‌ها و فضای ابری: افزونه‌ها و کانکتورهای اختصاصی (IRISConnect) برای اتصال مستقیم به سامانه‌هایی مانند SharePoint، Therefore، FTP، ODBC، CMIS و سرویس‌های ابری مانند Box، Dropbox، Google Drive و OneDrive وجود دارد؛ بنابراین خروجی‌ها به‌سادگی به گردش‌کارهای سازمانی منتقل می‌شوند.
● قابلیت جست‌وجوی سریع و بازیابی اطلاعات: نمایه‌گذاری متون و فیلدها اجازهٔ بازیابی سریع اطلاعات بر پایهٔ کلمات کلیدی یا بخش‌های متن را می‌دهد.
● سازگاری با همهٔ انواع اسکنرها و بدون محدودیت صفحات: امکان کار با طیف گسترده‌ای از اسکنرها و دستگاه‌های چندکاره و فقدان محدودیت صفحات برای پردازش.
تشریح جزئیات فنی مهم
● OCR و پشتیبانی زبانی: موتور OCR نرم‌افزار از تشخیص متون در ده‌ها زبان پشتیبانی می‌کند و امکان کپی‌کردن متن به فیلدهای نمایه با یک کلیک فراهم است؛ این ویژگی استخراج خودکار داده را تسهیل می‌کند.
● جداسازی خودکار اسناد: جداسازی اسناد می‌تواند براساس بارکد، پَتچ‌کد، نواحی OCR/ICR، کلمات کلیدی، تشخیص رنگ، عبارت‌های با قاعده (Regular Expressions) و روش‌های دیگر انجام شود؛ این قابلیت سرعت کار در پست‌اسکن را افزایش می‌دهد.
● بررسی کیفیت و کنترل انسانی: پس از پردازش خودکار، امکانات کنترل کیفیت و وریفیکیشن وجود دارد تا اپراتورها در صورت نیاز بازبینی و اصلاح انجام دهند.
نقش نرم‌افزار IRISPowerscan Server و نحوهٔ ارتباط آن با نرم‌افزار IRISPowerscan
نرم‌افزار IRISPowerscan Server یک مؤلفهٔ کلاینت-سرور است که می‌تواند در زیرساخت IT سازمان نصب شود تا پردازش اسناد را به‌صورت متمرکز و در مقیاس بالا مدیریت کند. این سرور به ادارات و واحدهای مختلف امکان به‌اشتراک‌گذاری پروژه‌ها، تعیین سطوح دسترسی کاربران و توزیع بار پردازشی میان چندین کلاینت را می‌دهد؛ به‌این‌ترتیب می‌توان هزاران سند در روز و حتی میلیون‌ها سند در سال را به‌صورت متمرکز پردازش کرد.
نکات عملی در ارتباط کلاینت و سرور
۱. مدیر سیستم پروژه‌ای را در سرور پیکربندی می‌کند.
۲. پروژه از نسخهٔ مستقل (Standalone) صادر و در سرور وارد می‌شود.
۳. کاربران و سطوح دسترسی در سرور تعریف می‌شوند.
۴. کلاینت‌ها با استفاده از اطلاعات کاربری صادرشده به سرور متصل می‌شوند و بر روی پروژه‌های مشترک کار می‌کنند.
جریان کاری معمول در یک پیاده‌سازی
۱. ورودی اسناد: اسناد از اسکنر، MFP، پوشهٔ نظارت‌شده یا فضای ابری دریافت می‌شوند.
۲. پیش‌پردازش تصویر: اصلاح کیفیت تصویر، چرخش، و حذف نویز جهت افزایش دقت OCR.
۳. جداسازی و دسته‌بندی: تشخیص نوع سند و جداسازی بسته‌ها بر مبنای قوانین تعریف‌شده.
۴. استخراج داده: خواندن متن، بارکدها و فیلدهای کلیدی و پرکردن فیلدهای نمایه.
۵. کنترل کیفیت: وریفیکیشن خودکار یا انسانی برای اطمینان از صحت داده‌ها.
۶. ساخت خروجی و ارسال: تولید فایل‌های قابل جست‌وجو/قابل ویرایش، فشرده‌سازی و ارسال به DMS/ECM یا فضای ابری.
کاربردهای رایج
— بایگانی و آرشیو اسناد سازمانی برای نگهداری بلندمدت
— پیاده‌سازی فرایندهای کاغذمحور پُرکاربرد در مراکز اسناد و پست‌خانه‌های مرکزی
— خودکارسازی ورود داده برای سامانه‌های مالی، حقوق و دستمزد و مدیریت مشتریان
— دیجیتالی‌کردن فرم‌ها و نظرسنجی‌ها برای پردازش انبوه
نکات مربوط به پیاده‌سازی و مدیریت
● به‌دلیل وجود نسخهٔ سرور، پیاده‌سازی‌های بزرگ بهتر است به‌صورت متمرکز و با برنامه‌ریزی منابع سخت‌افزاری انجام شوند؛ این کار باعث کاهش بار کاری کلاینت‌ها و مدیریت بهتر پروژه‌ها می‌شود.
● انتخاب فرمت خروجی و سیاست فشرده‌سازی در مرحلهٔ طراحی فرایند تعیین شود تا نیازهای نگهداری و بازیابی اطلاعات پوشش داده شود.