مایکروسافت سرانجام پس از مدت‌ها ظاهر مجموعه‌ی آفیس را به‌کلی تغییر می‌دهد. این مسئله خبر خوبی به نظر می‌رسد؛ اما ردموندی‌ها باید عجله‌ی بیشتری به خرج دهند.
هیچ نرم‌افزاری به‌اندازه‌ی آفیس دربردارنده‌ی محتوای گوناگون نیست؛ مجموعه‌ای از ابزارهای اداری که قدیمی‌تر از هر اپلیکیشن دیگری است و نزدیک به سه دهه از عمر آن می‌گذرد که سابقه‌ای طولانی برای یک نرم‌افزار در دنیای فناوری به‌حساب می‌آید. هر روز در محل کار، صدها میلیون نفر از اپلیکیشن‌های آفیس همچون ورد، اکسل، پاورپوینت، اوتلوک و ... استفاده می‌کنند. آن‌ها با این برنامه‌ها به‌خوبی آشنایی دارند و به کاری که با آن‌ها انجام می‌دهند واقف هستند. آیا تا به حال در محل کار متخصصان اکسل را مشاهده کرده‌اید؟ کارمندانی که کاملا از زیر و بم آفیس اطلاع دارند و نحوه کار آن‌ها بی‌شباهت به یک نوازنده‌ی چیره‌دست ویولن نیست. در نتیجه هنگامی که مایکروسافت تغییراتی در آفیس اعمال می‌کند، امید دارد که نوازندگان ماهرش را به هنرجویانی مبتدی تبدیل نکند.
شاید به همین دلیل مایکروسافت تا این حد از دنیا عقب افتاده است. گوگل، دراپ‌باکس و دیگران ابزارهای کارآمد مدرن، مشارکتی، مبتنی بر وب و کاربرپسند ساخته‌اند؛ اما مایکروسافت همچنان به ایده‌های قدیمی خود پایبند مانده و آن‌ها را رها نکرده است. ردموندی‌ها اپلیکیشن‌های خود را در قالب موبایل و وب ساخته‌اند؛ اما آن‌ها را به نحوی طراحی کرده‌اند که ظاهر و عملکردشان همانند اپلیکیشن‌های قدیمی یک دهه‌ی پیش است. اقدامات این شرکت در سال‌های گذشته نشان داده است که از تغییر هر چیز و خشمگین کردن هر کس به‌شدت هراس دارد.
با این حال، آفیس به‌آهستگی در حال حرکت به سمت آینده (یا دست کم زمان حال است). مایکروسافت به‌تازگی از بزرگ‌ترین بازطراحی آفیس در سال‌های اخیر با هدف مرتب‌سازی، سرعت‌بخشی و مشارکتی‌تر ساختن اپلیکیشن‌ها رونمایی کرد. این تغییرات به‌آهستگی از راه می‌رسند؛ بدین صورت که ظاهر جدید ابتدا برای ورد و اوتلوک و آن‌هم برای تعداد معدودی از کاربران منتشر می‌شود. در نتیجه احتمال دارد که مشاهده‌ی تغییرات جدید ماه‌ها به طول بیانجامد. طراحی جدید آفیس قدمی روبه‌جلو در مسیر صحیح به نظر می‌آید؛ اما در عین حال احساس می‌شود که تغییرات نهایی به‌شدت کم است، به‌کندی منتشر می‌شود و بسیار دیر از راه می‌رسد.
کمتر، بهتر است
کاربران آفیس هنگامی که به این مجموعه‌ی نرم‌افزاری فکر می‌کنند، همیشه یک مورد به ذهنشان می‌آید و آن نوار (ریبون) بالایی هر اپلیکیشن است؛ حاشیه‌ای مملو از هر گزینه و ویژگی مورد نیاز هر کاربر که تقریبا یک‌سوم از فضای نمایشگر را به اشغال خود درآورده است. مایکروسافت در آفیس جدید این فضا را ساده‌سازی کرده، اندازه‌ی نوار را کاهش داده و آن را مرتب‌تر و یکدست‌تر کرده است. نوار آفیس در حال حاضر نزدیک به ۱۲ عملکرد محبوب را نمایش می‌دهد و باقی موارد به دکمه‌ای سه‌نقطه در سمت راست منتقل شده است. کاربران می‌توانند تنظیمات دلخواه خود را پین و آن‌هایی را که نمی‌خواهند، حذف کنند.
این تغییر به‌ظاهر ساده، نتیجه‌ی بزرگی به همراه دارد. بدین معنی که اکنون فضای بیشتری برای قرارگیری محتوا فراهم شده و هر اپلیکیشن، ظاهر سبک‌تر و امروزی‌تری پیدا کرده است. اما اگر عاشق شلوغی قبلی هستید و دلتان برای تمام آن دکمه‌ها تنگ می‌شود، می‌توانید هر وقت بخواهید به حالت قبلی بازگردید. بدین منظور کافی است روی فلش سمت راست نوار ابزار کلیک کنید.
با این حال، بهتر است این کار را انجام ندهید و تلاش کنید از ظاهر جدید لذت ببرید. طراحی جدید نوار آفیس نه‌تنها به‌شدت بهتر از قبل است؛ بلکه کاش مایکروسافت فراتر از این برود و منوی برنامه‌ها را به یک خط واحد تبدیل کند. اگر برای رمان هزار صفحه‌ای خود نیازمند پاورقی هستید، می‌توانید به‌سادگی به جستجوی آن بپردازید.
جستجو یکی از بخش‌های بزرگ آفیس جدید محسوب می‌شود. مایکروسافت در حال استفاده از یکی از بهترین ویژگی‌های اوتلوک موبایل یعنی جستجوی پیشرفته‌ی آن است. جستجوی هوشمند و پیشگویانه‌ی این اپلیکیشن پیش از آنکه حتی کلمه‌ای را تایپ کنید، پیغام‌ها یا پرونده‌هایی که احتمالا به دنبال آن‌ها هستید، به شما پیشنهاد می‌دهد. اکنون به یاد داشتن نام کامل و دقیق اسناد و ایمیل‌ها و تایپ آن‌ها، یک مفهوم قدیمی و منسوخ است.
نوار کوچک‌تر، اوتلوک جدید (و دیگر اپلیکیشن‌های آفیس) را بدون حذف اکثر گزینه‌ها، بزرگ‌تر و مرتب‌تر جلوه می‌دهد.
مایکروسافت از تغییر هر چیز و خشمگین کردن هر کس به‌شدت هراس دارد
مایکروسافت مدتی است که در زمینه‌ی ابزارهای مشارکتی، در حال جبران عقب‌ماندگی خود از گوگل است. آفیس اکنون به‌جای واداشتن کاربران به اجرای مرورگر، امکان همکاری بین اپلیکیشن‌های موبایل، دسکتاپ و وب را فراهم می‌آورد. این بازطراحی گزینه‌های اشتراک‌گذاری و همکاری را درون گوشه‌ای واحد از اپلیکیشن سازماندهی می‌کند. با این حال، گوگل همچنان از ابزارهای مشارکتی بهتری بهره می‌گیرد. آفیس کماکان از برخی مشکلات در رابطه با ذخیره‌ی فعالیت هر کاربر رنج می‌برد و ویژگی‌هایی کاربردی همچون حالت پیشنهادی گوگل ارائه نمی‌دهد.
آیا تمام این تغییرات بدیهی و تاریخگذشته به نظر می‌آیند؟ البته که این‌طور هستند. اپلیکیشن‌های سریع‌تر، جستجوی قدرتمند و طراحی مرتب‌تر مدت‌ها است که از جمله دلایل رشد بسیار سریع سرویس‌های گوگل محسوب می‌شوند. در واقع کاربران گوگل دلیل چندانی برای بازگشت به آفیس ندارند. با این حال، اقدامات مایکروسافت شاید تا حدی موجب بازگشت کاربران ازدست‌رفته شود.
کاربر خود را بشناسید
مشکل ظاهرا غیر قابل حل مایکروسافت از این قرار است که این شرکت هنگام بازطراحی آفیس، دو دسته‌ی کاملا متفاوت از کاربران را در نظر داشته است. در حال حاضر، بیش از دو میلیارد نفر از آفیس استفاده می‌کنند و به آن وابسته‌اند و در عین حال یک میلیارد نفر یا بیشتر، در کشورهای درحال‌توسعه هرگز از آفیس یا برنامه‌های رقیب آن استفاده نکرده‌اند.
این دو گروه هر دو خواهان سادگی و هوشمندی هستند؛ اما کاربران فعلی از تغییر یا حذف بخش‌هایی از آفیس بیزارند. جان فریدمن، طراح ارشد محصولات آفیس در مایکروسافت، می‌گوید تیم او همیشه در تلاش برای برقراری توازن بین سادگی و قدرت است. فریدمن اذعان می‌کند که قدرت از مدت‌ها پیش برهم‌زننده‌ی تعادل بوده است. در هر سطحی از آفیس گزینه‌ها و دکمه‌های بسیار زیادی وجود دارد و اغلب افراد به بیشتر آن‌ها نیازی ندارند؛ اما اگر حتی درصد ناچیزی از کاربران از گزینه‌ی به‌خصوصی استفاده کنند، به معنی میلیون‌ها نفر خواهد بود.
نوار ابزار و ظاهر جدید آفیس ابتدا برای ورد و اوتلوک منتشر می‌شوند
فراهم کردن امکان شخصی‌سازی بیشتر در نوار آفیس و هر جای دیگر، شروع خوبی به‌حساب می‌آید. کاربران می‌توانند آنچه نیاز دارند، انتخاب کنند و در مرکز توجه قرار دهند. اما بسیاری از افراد چنین کاری انجام نخواهند داد. در نتیجه، هدف مایکروسافت ساخت آفیسی است که به‌صورت خودکار خود را با خواسته‌های هر کاربر مطابقت می‌دهد.
آفیس شخصی‌سازی‌شده به چه معنا است؟ این عبارت فراتر از عملکردهای جستجویی که در حال انتشار هستند، به معنی تنظیم نوار مطابق با کار شما، نمایش دکمه‌های مورد نیاز و پنهان کردن باقی موارد است. این به معنی اشتراک‌گذاری و همکاری بهتر در میان تمام دستگاه‌ها و پلتفرم‌ها است. این به‌روزرسانی شروع این تغییر را شامل می‌شود؛ اما مایکروسافت باید بیشتر تلاش کند و آن را سریع‌تر در اختیار کاربران قرار دهد.
چند سال پیش، مایکروسافت، نحوه‌ی توسعه‌ی سیستم‌عامل ویندوز را دستخوش تغییر کرد و به‌جای انتشار به‌روزرسانی‌های بزرگ با فاصله‌ی زمانی چند سال، با سیستم‌عاملش همانند اپلیکشنی رفتار کرد که می‌تواند به‌صورت تدریجی و پیوسته بهبود یابد. ردموندی‌ها اکنون همین رفتار را در قبال آفیس در پیش گرفته‌اند. فریدمن مرحله‌ی کنونی را به‌عنوان یک «تمرین اصلاحی» توصیف می‌کند؛ یعنی مرتب کردن موارد موجود برای تغییرات بیشتر. در همین حال، تیم او در حال دریافت بازخورد از سوی کاربران و اصلاح تمام عناصر در طول مسیر است.
با این حال، مایکروسافت از برخی جهات علاوه بر یک به‌روزرسانی گام‌به‌گام، ناگزیر به انجام کارهای بیشتری خواهد بود. آفیس جدید تنها در صورتی می‌تواند صرفا نسخه‌ای اصلاح‌شده از نرم‌افزار قدیمی مایکروسافت نباشد که ردموندی‌ها از حفظ گردش‌های کاری منسوخ دست بردارند و به‌همراه کاربرانشان حرکت به سمت آینده را آغاز کنند. کاربران آفیس احتمالا از تغییر هراس دارند؛ اما در عین حال خواهان اپلیکیشن‌هایی هستند که سریع‌تر اجرا می‌شوند و نوارهایی را ترجیح می‌دهند که صفحه را بیش از حد شلوغ نکنند. در طرف دیگر، کاربران جدید نرم‌افزاری می‌خواهند که هوشمند‌تر و بهینه‌تر باشد و ویژگی‌های زیادی که تنها موجب سنگینی و کندی می‌شوند، در آن قرار نگرفته باشند.
آفیس می‌تواند به جعبه‌ابزار چندپلتفرمی و چنددستگاهی کارآمدی که رؤیای همگان است، تبدیل شود و ظاهرا مایکروسافت از آنچه لازمه‌ی رسیدن به این هدف است، اطلاع دارد؛ اما باید از بها دادن به کاربرانی که همچنان در سال ۱۹۹۵ زندگی می‌کنند، دست بردارد و تلاش کند زیبایی‌های آینده را به آن‌ها نشان دهد.